Administrative Leitfigur
Organisation ist Ihre Stärke und Sie behalten auch in lebhaften Momenten den Überblick? In unserem Sekretariat sind Sie die erste Anlaufstelle, sorgen für reibungslose Abläufe und tragen dazu bei, dass sich Kollegen und Patienten gut aufgehoben fühlen.
Ihre Aufgaben –
* Effiziente Sekretariatsführung: Sie übernehmen die administrative und organisatorische Führung des Kliniksekretariats für unsere Fachabteilungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
* Reise- und Veranstaltungsmanagement: Sie koordinieren und organisieren Dienstreisen, Planungsprozesse sowie Veranstaltungen und behalten dabei alle Details im Blick.
* Strukturierte Dokumentenerstellung: Sie unterstützen bei der Erstellung, Formatierung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Protokollen.
* Effiziente Büroorganisation: Sie kümmern sich um die Postbearbeitung, Ablage, Materialbestellung, Korrespondenz, Telefonate und Terminplanung.
* Souveräne Kommunikation: Sie sind die zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner und sorgen für einen professionellen Austausch.
* Unterstützung der Chefärzte: Sie entlasten die Chefärzte bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und tragen so zur optimalen Prozessgestaltung bei.
Ihr Profil – Das wünschen wir uns
* Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, eine medizinische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
* Sie verfügen über erste Berufserfahrung im Sekretariats-, Verwaltungs- oder Klinikbereich, idealerweise im Gesundheitswesen.
* Sie gehen sicher mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) um und haben idealerweise Erfahrung mit Klinik- oder Verwaltungssoftware.
* Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und selbstständig.
* Sie treten freundlich und professionell auf und überzeugen durch Ihre ausgeprägte Teamfähigkeit.
* Sie sind serviceorientiert, kommunikationsstark und besitzen ein ausgeprägtes Organisationsgeschick.
* Sie sind belastbar, flexibel und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick.