Tätigkeitsbereich
Wir nehmen die Grundsatz- und Querschnittsaufgaben und die gemeinsamen
Angelegenheiten der Träger der RV in den Bereichen Prävention, Rehabilitation
und Sozialmedizin wahr und sind zuständig für entsprechende Fachfragen in
diesen Bereichen, sowie für Verfahrens- und Rechtsfragen. Die Assistenzstelle ist im Bereich des Büros der Abteilungsleitung angesiedelt.
Ihre Aufgaben
Als erste Anlaufstelle der Abteilung unterstützen Sie die Abteilungsleitung in
Fragen der Organisation und des Arbeitsablaufs, hierbei erledigen Sie anfallende
büroorganisatorische Aufgaben:
1. Sie erwarten im Tagesgeschäft administrative Aufgaben wie Schriftverkehr
(deutsch und englisch), Telefonauskunft, Terminkoordination, Verwaltung von
Post und E-Mails sowie die Pflege von Datenbanken
2. Sie organisieren die Vor- und Nachbereitung von Meetings in Präsenz, digital
oder hybrid, hierfür erstellen Sie Unterlagen wie Gremienvorlagen und
organisieren gegebenenfalls Dienstreisen
3. Sie bauen sich ein gutes Netzwerk mit anderen Vorzimmern und
Ansprechpersonen aus unterschiedlichen Bereichen innerhalb und außerhalb
der DRV Bund auf
4. Sie übernehmen Sonderaufgaben wie Hotelreservierungen oder betreuen
Gäste
5. Sie fertigen/zeichnen Auszahlungsanordnungen und wirken bei der
Überwachung von Haushaltsmitteln mit
Ihr Profil
6. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungs- oder
büroorientierte Berufsausbildung oder über eine vergleichbare Fortbildung
oder Qualifikation.
7. Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation,
vorzugsweise aus dem Sekretariats-, Vorzimmer- oder Assistenzbereich mit
8. Ihr sicherer Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und Grammatik zeichnet Sie aus
9. Idealerweise verfügen Sie über aktuelle Erfahrungen im Umgang mit moderner
Bürokommunikation (MS Office, HCL Notes)
10. Darüber hinaus überzeugen Sie durch ihre freundliche, motivierte,
kommunikative und verantwortungsbewusste Persönlichkeit und zeichnen
sich durch eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion aus.
Wir bieten Ihnen
11. Sie erwartet ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld nah an der
Abteilungsleitung, das proaktive Mitgestalten Ihres Bereiches sowie der
Austausch im kollegialen Team.
12. Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit allen Vorteilen einer
großen, öffentlichen Arbeitgeberin.
Weitere Informationen
Die Tätigkeit erfordert die Bereitschaft und Flexibilität, die tägliche Arbeitszeit den dienstlichen Anforderungen anzupassen.
Im Rahmen ihrer Onlinebewerbung erbitten wir die Anlage eines
Motivationsschreibens, indem Sie Ihr Interesse an der Tätigkeit als Assistent*in der Abteilungsleitung zum Ausdruck bringen.
Zur Besetzung der Position werden wir mit Bewerbenden, die sich in der engeren
Auswahl befinden, Gespräche führen.
Vorteile
13. 30 Urlaubstage bei 5-Tage-Woche
14. Jahressonderzahlungen und vermögenswirksame Leistungen
15. Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
16. Betriebliche Altersversorgung (VBL)