Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung • Klare Prioritäten statt Verwaltungsmentalität • Unternehmerisches Umfeld ohne Konzernstrukturen • Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege • Erwartungshaltung ist Umsetzung statt Absicherung Aufgaben • Organisation und Priorisierung aller eingehenden Themen der Geschäftsführung • Aktives Termin und Aufgabenmanagement inklusive Vorbereitung und konsequentem Nachhalten • Eigenständige Bearbeitung klassischer Assistenzaufgaben wie Telefonate Schriftverkehr und Strukturierung • Vorbereitung von Entscheidungen durch Recherchen Angebotsvergleiche und Auswertungen • Unterstützung bei buchhalterischen Themen wie Rechnungserstellung und Vorbereitung der USt Voranmeldung • Zentrale Schnittstelle zu Kunden Dienstleistern Partnern und internen Teams • Nachhalten von Deadlines und Sicherstellen der operativen Umsetzung in laufenden Projekten • Verwaltung und Strukturierung von Unterlagen über mehrere Gesellschaften hinweg • Kontinuierliche Verbesserung interner Abläufe mit Fokus auf Pragmatismus Effizienz und Geschwindigkeit Qualifikation • Mindestens drei Jahre Erfahrung als Assistenz idealerweise in Geschäftsführungsnähe • Erfahrung im unternehmerischen Umfeld mit Tempo Verantwortung und Entscheidungsdruck • Grundverständnis für Rechnungsstellung und steuernahe Abläufe • Sehr hohe Ausdruckssicherheit in Wort und Schrift fehlerfreies Deutsch • Hohe Eigenverantwortung Belastbarkeit und klare direkte Kommunikation • Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln • Absolute Vertrauenswürdigkeit Diskretion und Loyalität Benefits Zusätzliche Urlaubstage - über die gesetzlichen Regelungen hinaus Firmenhandy und -laptop - modern ausgestattet für mobiles Arbeiten Betriebliche Gesundheitsbenefits - langfristige Vorsorgeoptionen über die private Variante hinaus Kostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund - stressfrei pendeln Kostenlose Snacks & Getränke - für Energie im Alltag Mentoring-Sessions - persönliche Weiterentwicklung und Beratung Regelmäßige Team-Events - gemeinsame Aktivitäten zur Stärkung des Teamgeists Was uns an Dir zusätzlich begeistern würde kein Muss • Technisches Grundverständnis und Offenheit für digitale Tools Systeme und Automatisierung • Fähigkeit auch in dynamischen oder unübersichtlichen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen • Interesse an persönlicher Weiterentwicklung Selbstführung und pragmatischer Problemlösung • Motivation für ein Umfeld mit Tempo klaren Erwartungen und echter Verantwortung