Community & event assistant | german c1 | backoffice, administrative, support, german company, hybrid / remote

Du sprichst Deutsch und suchst einen sinnstiftenden Job in Prishtina, bei dem Du Dein volles Potenzial entfalten kannst und das in einem großartigen Team? - Dann ist diese Position genau das Richtige für Dich! Wir sind eine deutsche Firma und haben am 21. Juli im Innovation Centre Kosovo (ICK) in Prishtina unser erstes Büro eröffnet – aktuell mit 6 Mitarbeitenden. Bis Ende des Jahres wollen wir auf rund 9 Teammitglieder in Prishtina wachsen. Es kommen also spannende Zeiten auf Dich und uns zu! :)

SAWOO ist ein internationales, dynamisches, 20-köpfiges Unternehmen aus München, das überwiegend remote arbeitet. Wir bauen und betreiben Communitys, die Führungskräfte großer Unternehmen zusammen bringen, um diese durch kollaboratives Lernen und Networking zu unterstützen, Herausforderungen zu meistern und sich persönlich sowie beruflich weiterzuentwickeln. Dazu organisieren wir monatliche physische Netzwerktreffen (aktuell ca. 20/Monat), Konferenzen (aktuell 3/Jahr), Podcasts sowie weitere Netzwerk-Möglichkeiten für die Community-Mitglieder. Mitglieder unserer Communitys sind beispielsweise Führungskräfte renommierter Firmen, wie Mercedes, Porsche, Airbus, Amazon, Siemens, u. v. m. Unser Ziel ist es, bis 2034 zwei Millionen aktive Mitglieder in unseren Communitys willkommen zu heißen. Beispiele der Communitys, die wir betreiben:Über SAWOO

• LEADERS IN CONSULTING
• Level Up HR
• The Procurement Initiative

Besuche unsere Website für weitere Informationen. Verwende eine Suchmaschine →SAWOO GmbH.

Your tasks

Du unterstützt unser Team bei der Vor- und Nachbereitung unserer Community-Events und anderen Formaten – von der Kommunikation mit Teilnehmenden und Hosts über das Einladungs- und Datenmanagement bis hin zur Erstellung von Briefings, Reportings und Follow-up Nachrichten. Zu Deinen konkreten Aufgaben gehören unter anderem: Allgemein:

• Betreuung der Community-E-Mail-Postfächer, inklusive Beantwortung eingehender Nachrichten anhand von Templates, die Du situativ anpasst
• E-Mail-Kommunikation mit Community-Hosts zur Vergabe und Nachverfolgung von To-dos
• Pflege und Aktualisierung unserer Community-Datenbank (CRM)

Vor unseren Events:

• Einladungsmanagement, einschließlich Pflege von Kalendereinträgen und Registrierungsformularen
• Versand von Einladungen und Informationsnachrichten an potenzielle sowie bestehende Community-Mitglieder
• Versand von Erinnerungs- und Follow-up-E-Mails an angemeldete Teilnehmende
• Erstellung von Gästelisten, Namensschildern und weiteren Dokumenten zur Eventdurchführung
• Erstellung und Versand von Briefings an interne Stakeholder wie Event-Host, lokale Event-Assistenz und Eventlocation

Nach unseren Events:

• Auswertung der Teilnehmerfragebögen
• Erstellung und Versand von Event-Reportings an relevante Stakeholder
• Erstellung und Veröffentlichung von Social-Media-Beiträgen
• Versand von Follow-ups sowie Verknüpfung von Teilnehmenden per E-Mail

Deine Ziele:

• Zuverlässige und fehlerfreie operative Umsetzung:
• Leistungsbereitschaft & Effizienz:
• Exzellentes Zeitmanagement:

• Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich z. B. als Vertriebsassistent:in, Sales Development Representative, Assistent:in, Support-Mitarbeiter:in, Sachbearbeiter:in, Callcenter-Mitarbeiter:in, etc.
• Du schreibst und sprichst Deutsch und Englisch auf min. C1 Level und bist absolut sicher im Umgang mit Rechtschreibung und Grammatik.
• Du bringst vollen Einsatz, bist proaktiv und hast Lust, Gas zu geben.
• Du bist zuverlässig und lässt große Sorgfalt beim Arbeiten walten.
• Du arbeitest gerne unter klarer Anleitung, mit bewährten Prozessen und hast kein Problem mit repetitiven Tätigkeiten.
• Dein Umgang mit Computer und Internet ist schnell und versiert.
• Du verfügst über einen geeigneten Remote-Arbeitsplatz, der ungestörtes und effizientes Arbeiten ermöglicht. Grundvoraussetzung ist schnelles Internet und eine ruhige Umgebung.
• Du bist bereit, ein- bis zweimal im Jahr zu Firmentreffen im Ausland zu reisen

Startdatum:

• Du solltest spätestens bis 01. April 2026 starten können.

Arbeitszeiten & Vergütung:

• Die Arbeitszeit ist 08:00 bis 17:00 Uhr mit einer Stunde Mittagspause. Mittwochs kannst Du ins Homeoffice, wenn Du möchtest.
• Deine Bezahlung beträgt zwischen 1.800 € und 2.200 € bei 40h/Woche. Bei der Übernahme von mehr Verantwortung, auch wesentlich mehr.
• Inkludiert sind 23 Tage Urlaub sowie die gesetzlich festgelegten Feiertage in Prishtina.
• Krankheitstage sind natürlich ebenfalls vergütet.

Benefits

• Take Responsibility:
• Collaborative Culture:
• Great Insights:
• „A healthy mind in a healthy body“:

Outro

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