Projektkoordination / Teamassistenz (w/m/d)
Kennziffer: PS 2025/10
Die neu gegründete Abteilung KI und Biomolekulare Strukturen am Helmholtz-Zentrum Berlin (HZB) widmet sich der Aufklärung biomolekularer Strukturen durch den Einsatz künstlicher Intelligenz für Experimente an wissenschaftlichen Großgeräten mit direkter Relevanz für die biomedizinische Forschung und Wirkstoffentwicklung. Zur Unterstützung dieses dynamischen, internationalen Forschungsumfelds suchen wir eine engagierte Assistenz mit ausgezeichneten organisatorischen Fähigkeiten und gerne auch Erfahrungen in der Öffentlichkeitsarbeit. In dieser Schlüsselrolle koordinieren Sie die vielfältigen Kollaborationen unserer Abteilung mit Partnerinstitutionen in Deutschland und weltweit und unterstützen aktiv bei kaufmännischen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben.
Ihre Aufgaben
1. Verwaltung und Koordination der Aufgaben in laufenden Drittmittelprojekten sowie Abstimmung mit Projektpartnern im In- und Ausland, inklusive Budgetplanung- und überwachung, Vertragsabschlüssen und Ausschreibungen für die Abteilung
2. selbständige Abwicklung der zugehörigen Geschäftsvorgänge in Abstimmung mit der Abteilungsleitung
3. Planung und Nachbereitung von nationalen- und internationalen Meetings, Workshops und Presseterminen (online und in Präsenz), inklusive Erstellung der begleitenden Unterlagen, Terminkoordination für die Projektpartner
4. Koordination von Dienstreisen, Stellenausschreibungen, Arbeitszeiterfassung etc. in enger Abstimmung mit den Verwaltungsbereichen
5. Pflege und redaktionelle Betreuung der zweisprachigen Web- und Social-Media-Präsenz der Abteilung
6. Übersetzung und zielgruppengerechte Aufbereitung wissenschaftlicher Inhalte für Projektanträge
Ihr Profil
7. abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung
8. Erfahrung im Forschungsumfeld, insbesondere in der Projektkoordination großer, internationaler Forschungsverbünde und der Akquise und Durchführung von Drittmittelprojekten, inklusive Budgetierung und behördlicher Vorgänge
9. sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (mind. C1) in Wort und Schrift, idealerweise eine weitere Fremdsprache
10. Kenntnisse in Marketing oder Vertrieb, gute redaktionelle Fähigkeiten und Erfahrung in wissenschaftlicher Presse und Öffentlichkeitsarbeit
11. sicherer Umgang mit gängiger Büro- und Verwaltungssoftware
12. ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit in einem internationalen Umfeld, strukturierte, ordentliche und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Unser Angebot
13. eine spannende Rolle in einem hochaktuellen Forschungsumfeld an der Schnittstelle von Strukturbiologie, KI und Medizin
14. flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, familienfreundliches Umfeld
15. umfangreiche Fortbildungsangebote und Entwicklungsmöglichkeiten
16. attraktive Vergütung durch Bezahlung nach TVöD Bund
17. 30 Urlaubstage pro Jahr, betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum Deutschlandticket Job, Betriebssportangebote
18. Engagement für Diversität und Nachhaltigkeit durch inklusive Arbeitsumgebung, sowie
19. und ein internationales, kollegiales Team, das sich auf Sie freut!
Der Arbeitsvertrag ist über 24 Monate befristet. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).
Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Bewerbungen, die uns auf anderen Wegen ( per E-Mail oder Post) erreichen, leider nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen.
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