Das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik als ein Institut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. ist mit rund 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Garching bei München und Greifswald das größte Zentrum für Fusionsforschung in Europa. Die Wissenschaftler*innen untersuchen die physikalischen Grundlagen für ein Fusionskraftwerk, das – ähnlich wie die Sonne – Energie aus der Verschmelzung leichter Atomkerne gewinnt. Die Forschung vollzieht sich in sieben experimentellen und theoretischen Projekten, die darauf abzielen, die Kernfusion zu einer unerschöpflichen und sicheren Energiequelle der Zukunft zu entwickeln.
Wir besetzen aktuell eine Position als
Sachbearbeiter*in im Wissenschaftlich-Technischen Büro (WTB)
Das Wissenschaftlich-Technische Büro als Stabsabteilung der Wissenschaftlichen Direktorin umfasst die Abteilungen Kommunikation und Forschungskoordination und interagiert mit Stakeholdern innerhalb und außerhalb des IPP. Das WTB wirkt an der Außendarstellung des Instituts mit und fördert eine effektive und vertrauensvolle Kommunikation zwischen Institutsleitung und Belegschaft. Diese Position ist flexibel in Voll- oder Teilzeit (mindestens 75 %) zu besetzen.
Ausschreibungsnummer 25/042
Vollzeit, Teilzeit
Unbefristet
Das sind Ihre Aufgaben
* Büro- und Assistenz: Post, Kalenderpflege, Termin- und Reisemanagement, Abrechnungen sowie Material- und Bestellwesen inkl. strukturierter Ablage
* Planen und Organisieren von Leitungs- und Gremiensitzungen: Agenda und Unterlagen, Protokollführung, Beschluss- und Fristenmanagement sowie professionelle Antragsbearbeitung
* Betreuung von Alumni, Promovierenden und Postdocs: Onboarding, zielgruppenspezifische Newsletter, Pflege von Datenbanken und Reports, Durchführung von Umfragen/ Evaluationen sowie Koordination von Workshops, Trainings und Buddy‑ / Mentoring-Programmen
* Steuerung von Projekten und Optimierung von Prozessen – einschließlich der Koordination externer Dienstleister – von der Planung bis zur termingerechten Umsetzung
* Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Tag der offenen Tür, Summer University)
Das bringen Sie mit
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Fremdsprachensekretärin oder ähnliches
* Umfassende Erfahrung in den Bereichen Sekretariat, Assistenz, Sachbearbeitung und/oder Projektmanagement
* Exzellente Kenntnisse der gängigen Microsoft-Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, zusätzliche EDV‑Kenntnisse (z. B. SAP, CMS) zu erwerben
* Fließende Deutschkenntnisse auf Muttersprachenniveau und exzellente Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Zahlenaffinität, Fähigkeit zur Analyse von Geschäftsprozessen und ein ausgeprägtes Organisationstalent
* Lösungsorientiertes Denken und Handeln, gepaart mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität und einer selbstständigen, strukturierten Arbeitsweise
* Durchsetzungsstarke Persönlichkeit mit hoher Sozialkompetenz, Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick und Flexibilität
Das sind die Gründe, bei uns zu starten
* Vergütung je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zur Entgeltgruppe 8 TVöD Bund, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und Jahressonderzahlung
* Unbefristete krisensichere Tätigkeit mit Stabilität
* Gleitzeitsystem und flexible Arbeitszeitmodelle
* 30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche) und zusätzlich freie Tage, z. B. an Weihnachten, Silvester und Brückentagen
* Betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst (VBL‑Zusatzversorgung)
* Zuschüsse für Jobtickets (z. B. Deutschlandticket)
* Kantine mit abwechslungsreichem Speiseangebot
* Kostenfreie Parkplätze auf dem Institutsgelände und direkte Anbindung an den ÖPNV
* Weiterbildungsangebote für fachliche Weiterbildung, Kompetenztrainings und Online-Trainingsakademie der Max-Planck-Gesellschaft
* Betriebliches Gesundheitsmanagement zur Gesundheitsvorsorge und Prävention
* Diverse Sportangebote, ‑gruppen und ‑kurse
* Sozialberatung für die Unterstützung in schwierigen Lebens- und Arbeitssituationen
* Familienservice für alle Fragen rund um Vereinbarkeit von Familie und Beruf
* Vergünstigte Ferienwohnungen im In- und Ausland
Das IPP hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Das IPP will den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Informationen zum Umgang mit Ihren Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte finden Sie auf unserer Webseite unter:
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung bis zum 23.11.2025.
Max-Planck-Institut für Plasmaphysik
Boltzmannstraße 2
85748 Garching