Ihre Aufgaben
1. Sie bearbeiten den gesamten Postein- und Postausgang (u.a. Briefe öffnen und zuordnen, verteilen, Versendungen verpacken und Kuvertieren)
2. Sie führen und bearbeiten die elektronischen Kundenakten (u.a. Überführung von E-Mails in die elektronische Akte, Klärung nichtzuordenbarer Poststücke, Bearbeitung von Post-rückläufen)
3. Sie führen Aktualitätsprüfungen von Daten im Fachverfahren durch (u.a. Aufbereitung von verschiedenen Listen, Eintragung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in die Fachanwendungen)
4. Sie unterstützen in Zusammenarbeit mit den Stabstellen Presse und Marketing die Öffentlichkeitsarbeit (u.a. Anbringen von Aushängen und Plakaten, Unterstützung bei Veranstaltungen und Messen)
5. Sie unterstützen den Bereich Sachverwaltung (u.a. bei der Überwachung von Materialbedarfen und Ausgaben, in der Bestandverwaltung und -planung)
Unsere Anforderungen
Erforderlich sind:
6. eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine abgeschlossene mindestens 3-jährige bzw. kürzere gleichgestellte kaufmännische Berufsausbildung oder ein abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I
7. Berufserfahrung im Verwaltungsbereich bevorzugt im Bereich SGB II
Bitte fügen Sie entsprechende Nachweise der erforderlichen Kriterien (Prüfungszeugnis der Berufsausbildung und Arbeitszeugnisse als Nachweis der Berufserfahrung) Ihren Bewerbungsunterlagen bei.
Erwünscht sind:
8. Grundkenntnisse der relevanten gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere Postgeheimnis und Datenschutz im Postverkehr)
9. Grundkenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen sowie relevanter IT-Fachanwendungen (z. B. Verbis, Step, Allegro, SAP-ERP, eAkte)
10. Kenntnisse der Gesamtorganisation (Struktur, Aufbau- und Ablauforganisation)
11. körperliche Belastbarkeit für Arbeiten in gebeugter und gestreckter Haltung, längeres Stehen sowie Tragen und Umsetzen von Lasten mit einem Gewicht von über 5 Kilogramm mit und ohne Hilfsmittel
12. Beratungskompetenz auch bei schwieriger Klientel
13. Problemlösungskompetenz und Selbstorganisation
14. psychische Belastbarkeit
Wir bieten
15. ein nach § 14 Abs. 1 TzBfG befristetes Beschäftigungsverhältnis für die Dauer der Abwesenheit der stelleninhabenden Person bis voraussichtlich 31. Dezember 2026 in der Entgeltgruppe 5 TVöD (ab 3.124,08 € bis 3.783,33 € brutto)
16. eine wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden (Teilzeit ist möglich)
17. 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
18. umfangreiche Zusatzleistungen, u. a. jährliche Sonderzahlung und Leistungsentgelt, betriebliche Altersvorsorge
19. attraktive individuelle Qualifizierungsangebote
20. Familienfreundlichkeit (z. B. Gleitzeit und mobiles Arbeiten)
21. gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen
22. eine umfassende Einarbeitung
23. Möglichkeit Job-Ticket und Fahrradleasing
24. Mitarbeiterrabatte bei verschiedenen Onlineshops
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 31. März 2025.
Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Vorstellungskosten können von der Stadt Halle (Saale) leider nicht erstattet werden. Das Personalauswahlverfahren wird gegebenenfalls mit Hilfe von Online-Eignungsdiagnostik-Testverfahren sowie Videokonferenzen durchgeführt.
Mit der Übersendung der Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Personalauswahlverfahren zu. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem datenschutzrechtlichen Informationsblatt auf unserer Homepage.
Stadt Halle (Saale)
Der Oberbürgermeister
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