Das Max-Planck-Institut für Evolutionsbiologie in Plön (Schleswig‑Holstein) ist eines von 84 Instituten der Max-Planck Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. und eine international führende Einrichtung für die Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Evolutionsbiologie. Mit rund 200 Beschäftigten aus über 30 Nationen umfasst das Institut zurzeit zwei Abteilungen, zahlreiche selbständige Forschungsgruppen sowie zentrale Serviceeinheiten. Zur Verstärkung unseres Teams Institutskoordination suchen wir zum nächstmöglichen Termin ein Team-Mitglied für Workshop- und Veranstaltungskoordination (m/w/d) Stellenausschreibung Nr. 08-2025 unbefristet und in Vollzeit (Teilzeit ist möglich, mind. Ihre Aufgaben Sie bereiten die Veranstaltungen unseres internationalen wissenschaftlichen Workshop-Programms für die ausrichtenden Wissenschaftler*innen vor und nach und organisieren die Durchführung inkl. der Budget-Kontrolle. die Einladung, Reiseorganisation und Vor-Ort-Betreuung von Referent*innen (zusammen mit unseren Abteilungsassistentinnen)
• die Kommunikation in englischer und deutscher Sprache mit Wissenschaftler*innen aus der ganzen Welt
• die Organisation von Forschungsaufenthalten internationaler Wissenschaftler*innen an unserem Institut
• die Erfüllung der Anforderungen der Wissenschaftler*innen unter Beachtung der relevanten Rechtsvorschriften (z. B. Bewirtung, Reisekosten)
• die Beratung und Unterstützung bei Veranstaltungen außerhalb des wissenschaftlichen Programms
• die Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Organisation von Veranstaltungskonzepten
• die Zusammenarbeit mit hausinternen Schnittstellen wie Kommunikation, Verwaltung, Abteilungsassistenzen
• Bei der Durchführung der wissenschaftlichen Workshops werden Sie von einer Mitarbeiterin unterstützt. abgeschlossene Ausbildung und/oder Studium im Bereich Veranstaltungs- bzw. Eventmanagement
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• gute PC-Kenntnisse in den erforderlichen Bereichen (insbes. Microsoft Office, Indico oder vergleichbares Online-Tool zum Veranstaltungsmanagement)
• hohe interkulturelle Kompetenz
• ein spannendes interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld
• flexible Arbeitszeit (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit, anteilig mobil zu arbeiten
• eine Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) bis zur Entgeltstufe E 9b
• Sozialleistungen in Anlehnung an die Regelungen des öffentlichen Dienstes, einschließlich Jahressonderzahlung, zusätzliche Altersversorgung sowie eines vergünstigten Deutschlandjobtickets.
• Weiterbildungsmöglichkeiten und ein familienfreundliches Umfeld. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Max-Planck-Institut für Evolutionsbiologie (Verwaltung) August-Thienemann-Str. 2 24306 Plön