Über uns
Wir sind eine wachsende Berliner Apothekengruppe mit zwei spezialisierten Standorten: Meine Apotheke am Olivaer Platz mit Fokus auf Longevity & präventive Gesundheit sowie NEO Apotheke als führende Mail-Order-Apotheke im Bereich medizinisches Cannabis.
Wir denken Apotheke neu — datengetrieben, strukturiert und mit echtem Gestaltungsanspruch. Unser Anspruch ist Exzellenz: in der Patientenversorgung, in der Betriebsführung und in der Zusammenarbeit.
Die Rolle
Du arbeitest direkt und eng mit dem kaufmännischen Geschäftsführer zusammen. Du bist sein verlängerter Arm im operativen Alltag — die Person, die dafür sorgt, dass nichts vergessen wird, Routinen reibungslos laufen und der Kopf des GFs frei bleibt für das Wesentliche.
Diese Stelle ist ideal für jemanden, der Strukturen liebt, in Systemen denkt und echte Befriedigung darin findet, Ordnung in Komplexität zu bringen. Du reagierst nicht — du antizipierst.
Deine Aufgaben
Kalender- & Tagesstruktur
* Du übernimmst das vollständige Kalender- und Terminmanagement und strukturierst den Arbeitstag des GFs aktiv mit
* Du setzt Prioritäten, erkennst Engpässe im Voraus und kommunizierst eigenständig mit allen relevanten Parteien
Erinnerungen & Follow-ups
* Du behältst den Überblick über alle laufenden Themen und erinnerst den GF proaktiv — bevor er selbst fragen muss
* Du koordinierst Folgeaufgaben aus Meetings und Projekten und stellst sicher, dass nichts im Sande verläuft
Wiederkehrende Aufgaben & Routinen
* Du identifizierst Routineaufgaben, übernimmst sie eigenverantwortlich und dokumentierst Prozesse so, dass sie zuverlässig funktionieren
* Du entlastest den GF aktiv von allem, was standardisierbar ist — von Buchungen über Ablage bis hin zu wiederkehrenden Kommunikationsaufgaben
Korrespondenz & Kommunikation
* Du formulierst und versendest Schriftkommunikation auf Deutsch und Englisch — professionell, präzise, im Ton des GFs
* Du bist die erste Anlaufstelle für externe Partner, Behörden und interne Schnittstellen
Recherche & Entscheidungsvorlagen
* Du recherchierst strukturiert und lieferst dem GFs aufbereitete Grundlagen — klar, kompakt, entscheidungsreif
* Du weißt, wann du selbst entscheidest und wann du eskalierst
Dein Profil
Das bringst du mit:
* Mindestens 5 Jahre Erfahrung als PA, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle — idealerweise in einem dynamischen, unternehmerischen Umfeld
* Ausgeprägtes Organisationstalent und eine echte Leidenschaft für Struktur, Systeme und Routinen
* Du erinnerst — nicht weil du musst, sondern weil du es nicht anders kennst
* Sehr sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) — diese Anforderung ist nicht verhandelbar
* Fließendes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
* Hohe Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten in jeder Situation
* Eigeninitiative: Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst selbst, was gebraucht wird
Das macht dich besonders:
* Du liebst es, wiederkehrende Prozesse zu optimieren und zu standardisieren
* Du hast ein natürliches Gespür für Prioritäten und weißt, was wann wie kommuniziert werden muss
* Du bist ein strukturierter Mensch — nicht weil du dazu gezwungen wirst, sondern weil Chaos dich nervt
Was wir bieten
* Eine Schlüsselrolle mit echtem Einblick in unternehmerische Entscheidungen und Entwicklungen
* Ein ambitioniertes, wachstumsorientiertes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und flacher Hierarchie
* Gehalt: 55.000 – 70.000 € brutto/Jahr, je nach Erfahrung und Qualifikation
* Firmenwagen: je nach Erfahrung und Profil verhandelbar
* Urban Sports Club Mitgliedschaft
* BVG-Ticket / Mobilitätszuschuss
* Weiterbildungsbudget für deine fachliche und persönliche Entwicklung
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Wir freuen uns auf deine Bewerbung — gerne mit:
* kurzem Anschreiben (warum diese Rolle, warum du)
* aktuellem Lebenslauf
* frühestmöglichem Starttermin
Fragen zur Stelle? Schreib uns gerne direkt — wir antworten schnell.
Benjamin@meine-apo.com