Über Franz & Wach bieten wir Ihnen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung eine Chance zum Einstieg bei Roche Diagnostics GmbH in Penzberg .
Ihre Vorteile:
* Bestlohn, denn wir holen das Maximum für Sie heraus
* Kontakt auf Augenhöhe - Sie sind uns wichtig! Ihre Zufriedenheit liegt uns am Herzen
* Wir gehen auf Ihre Wünsche ein und planen gemeinsam Ihre Zukunft. Im Fokus steht immer Ihre Übernahme
* Wir sind spezialisiert auf die Pharmabranche und absolvieren dafür Biotechnologische Schulungen
* Wir kennen die Entscheider* durch unsere jahrelange Erfahrung in der Pharmabranche
* Wir leben von hunderten Empfehlungen unserer ehemaligen Mitarbeiter* die mittlerweile direkt bei Roche angestellt sind
* Vom Helfer*, Quereinsteiger* bis hin zum Doktor* - Bei uns sind Sie richtig!
Ihre Aufgaben bei Roche Diagnostics:
1. Gesetzliche, regulatorische und betriebliche Rahmenbedingungen
* Beachtung und Einhaltung der regulatorischen, betrieblichen sowie gesetzlichen Vorgaben (Organisationsanweisungen, SOPs, Arbeitssicherheit, Umweltschutz, Richtlinien etc.)
* Beachtet Vorgabedokumente und arbeitet danach.
* Informiert Mitarbeitende und Führungskräfte zu diesen Rahmenbedingungen.
* Qualifizierte Assistenz / Entlastung der Führungskraft / Teams Übernahme der umfassenden, proaktiven und professionellen Assistenz und Entlastung bei organisatorischen Aufgaben für die Führungskraft / das Team.
* Situative und selektive Zuarbeit bei unterschiedlichen/bereichsspezifischen Themen
* Aufgreifen von vielschichtigen Fragestellungen und überwiegend selbstständige Lösungsfindung
* Eigenständige Administration der verschiedenen Kommunikationskanäle und -tools
* Führung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch
* Interaktion mit leitenden Funktionen in Penzberg und Mannheim und im globalen Netzwerk von Global Operations
* Selbständige, zweckmäßige und übersichtliche Führung der Ablage in elektronischer und/oder Papierform
* Organisation und Abrechnung von Bewirtungen
* Proaktives Vorbereiten von fachspezifischen Inhalten/Dokumenten (z.B. Präsentationen, abteilungsinterne Kommunikationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen, Key Notes) in Deutsch und Englisch unter Nutzung der gängigen IT Tools (Smartsheet, Excel, Google Tabellen, Google Sheets, PowerPoint)
* Erster Ansprechpartner bei Personalthemen (z.B. On/Off-Boarding, Vorsorgekarteien, Ausweis-/Zutrittsmanagement, Ausbildungsbeauftragte/r, Mentoring/Coaching) sowie den gängigen Tools (z.B. Workday, Cornerstone, OnePortal)
* Mit Selbstverständnis wird im Alltag unter Berücksichtigung von Budget, Zeit und Kosten betriebswirtschaftlich gehandelt. (z.B. Prozessoptimierungen / KVP, Kostenstellenmonitoring, Angebotsvergleiche)
2. Bestellwesen
* Übernahme des Bestellwesens von der Angebotseinholung bis hin zur Prüfung und Freigabe der Rechnung (auch bei komplexen Bestellungen)
* Selbständige Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
* Buchung aller Bestellanforderungen, Rechnungen und Wareneingänge im System, bei Bedarf in Abstimmung mit dem Vorgesetzte
* Bestellung von Konferenzartikeln und Getränken
3. Veranstaltungsmanagement und Terminkoordination
* Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern (Agenda, Dokumentation, Nachverfolgung von Action items)
* Unterstützung bei dem Eventmanagement (z.B. Bereichsveranstaltungen, interne und externe Workshops, etc.)
* Gäste- und Besuchermanagement: organisatorische Vorbereitung von Besuchen relevanter Roche-Vertreter oder externer Gäste
* Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern (Agenda, Dokumentation, Nachverfolgung von Action items) sowie lokalen und globalen Konferenzen, Workshops, Trainings, Führungen und Besuchen, Termine etc.
* Terminmanagement und Administration des Kalenders unter Berücksichtigung vonm Dringlichkeit und Relevanz
* Nachhalten von konkreten Aktionen für den Vorgesetzten
4. Reisemanagement
* Eigenständige Übernahme von Planung, Organisation und Abrechnung im Rahmen des Travel Managements für die Führungskraft / das Team
* Einführung des jeweils aktuellen Reiseplanungstools und Coaching der Mitarbeitenden (Verweis auf G-Sites, Apps, Self-Learning etc.)
* Selbständige Terminplanung und Organisation von Dienstreisen für den Verantwortungsbereich
* Beschaffung von Vorschüssen
* Bereitstellung der Reiseunterlagen in elektronischer Form
5. Zeitbeauftragte
* Zeitnahes und eigenverantwortliches Erfassen aller Daten, die im Rahmen der Zeiterfassung /-abrechnung anfallen
* Eigenverantwortliches Aufgreifen von vielschichtigen Fragen zum Thema Zeiterfassung und Support für die Mitarbeitenden mit Verweis auf die relevanten Tools und Systeme (Workday, People & Culture, SimplyOne, RoSE)
* Kompetenter Ansprechpartner der AL/GL bei komplexen Zeitfragen (Schichtthemen, Fehlzeiten, Bereitschaftseinsätzen etc.)
Das sollten Sie als Assistenz Hauptabteilungsleitung * mitbringen:
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
* Mehrere Jahre im Assistenzbereich oder vergleichbarer kaufmännischer Tätigkeit
* Kenntnisse in EDV und vertiefte der Ausbildung entsprechende arbeitsplatzspezifische Kenntnisse
* Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift, idealerweise auf Niveau B1 (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen) oder höher
* fachspezifische Weiterbildung z. B. Fachwirt, Betriebswirt, Ausbildungsbeauftragte wünschenswert
* Franz & Wach ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt. Diese Stellenausschreibung richtet sich grundsätzlich an Menschen jeglichen Geschlechts oder Alters, jeglicher Herkunft, Orientierung oder Identität!