Die VertiGIS Unternehmensgruppe ist ein führender Anbieter von innovativen Softwarelösungen in den Bereichen Geoinformationssysteme (GIS), Facility Management (CAFM) und Telekommunikation (Telco).
Unser Sales-Administration-Team sorgt dafür, dass alle kaufmännischen Abläufe im Vertriebsprozess zuverlässig und transparent funktionieren – in einem internationalen Umfeld mit vielfältigen Anforderungen und sich weiterentwickelnden Prozessen.
Für die Elternzeitvertretung einer Kollegin suchen wir befristet bis zum 30.09.2027 eine/n Kolleg*in im Auftragsmanagement.
Im internationalen Kontext (Region EMEA) unterstützen Sie die Head of Sales Administration EMEA sowie ein Team von 13 Kolleg*innen bei allen Aufgaben rund um die Auftragsabwicklung.
Die Hauptaufgaben der Stelle
Auftragsmanagement & Datenpflege (60%)
* Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Vertragsdaten im ERP-System (NetSuite)
* Verwaltung des gesamten Auftragsprozesses von der Erfassung über die Freigabe bis zur Fakturierung
* Erstellung korrekter Rechnungen sowie Unterstützung im Mahnwesen
Koordination von Leistungen & interne Abstimmung (30%)
* Prüfung, Beauftragung und Nachverfolgung externer Dienstleistungen und Lizenzen.
* Enge Zusammenarbeit mit dem Vertrieb, insbesondere bei Vertragsvorlagen und Kundenaufträgen
* Termingerechte Abstimmung mit weiteren internen Abteilungen bei Rückfragen, Änderungen oder neuen Anforderungen
Serviceorientierte Unterstützung & Prozessverbesserung (10%)
* Ansprechpartner*in für interne Kolleg*innen und Kunden bei Fragen zur Auftragsabwicklung
* Eigenständiges Klären von Problemen und Erarbeiten pragmatischer Lösungen im Tagesgeschäft
* Aktive Mitwirkung an der Optimierung von Abläufen, z. B. durch Vorschläge für effizientere Prozesse
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung im administrativen Umfeld
* Sicherer Umgang mit digitalen Tools; Erfahrung mit ERP-Systemen ist hilfreich, aber kein Muss
* Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie klare schriftliche und mündliche Kommunikation
* Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten und Abläufe aktiv mitzugestalten
* Sehr gute Deutschkenntnisse sowie solide Englischkenntnisse
Unsere Rahmenbedingungen
* 30 Tage Urlaub & flexible Arbeitszeiten - für eine gute Work-Life-Balance
* Mobiles Arbeiten - flexibel von zuhause oder unterwegs innerhalb Deutschlands
* Internationales Arbeitsumfeld mit regelmäßigem Austausch und persönlichem Support
* Individuell wählbare Benefits (z. B. Gutscheine, Zuschüsse zu Internetkosten, Mahlzeiten, ÖPNV)
* KiTa-Zuschuss - weil uns Familienfreundlichkeit wichtig ist
Die Stelle ist an einem der folgenden Standorte in Deutschland zu besetzen:
Berlin - Eichenstraße 3b, 12435 Berlin
Bonn - Mallwitzstraße 1-3, 53177 Bonn
Dresden - Wittenberger Straße 116, 01277 Dresden
München - Carl-Wery-Straße 22, 81739 München
Eine Ausübung der Stelle als 100%ige Home-Office Position ist aus organisatorischen Gründen nicht möglich.