Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit.
Wir suchen zum 01.11. eine
Assistenz Digitale Agenda - Organisation & Kommunikation (m/w/d)
Teilzeit, befristet
Der Stellenumfang beträgt 65%. Die Stelle ist vorerst befristet bis zum 31.10. als Mutterschutz- mit anschließender Elternzeitvertretung.
Die Abteilung Digitale Agenda der Stadt Ulm ist ein interdisziplinäres Team, das innovative digitale Lösungen für die Stadtverwaltung und die Bürgerschaft entwickelt und testet. Als Ideenschmiede der Stadt gestalten wir aktiv den digitalen Wandel – von der Smart City über Open Data bis hin zu nutzerzentrierten Verwaltungsprozessen. Dabei arbeiten wir eng mit der Stadtgesellschaft, externen Partnern und der Verwaltung zusammen, um digitale Strategien nachhaltig und inklusiv zu gestalten.
Die Bezahlung erfolgt bis
Ihre Aufgaben:
1. Unterstützung der Abteilungsleitung bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, inklusive klassischer Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
2. selbstständige Planung, Koordination und Vorbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
3. Bearbeitung der Post- und Korrespondenz (elektronisch und physisch), sowie Mitwirkung bei der Erarbeitung von Sitzungsvorlagen und Fristenüberwachung
4. Unterstützung im Personalwesen: Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Pflege von SAP HR
5. Ansprechpartner*in und Einarbeitungsbegleitung für Auszubildende
6. Sachbearbeitung bei abteilungsübergreifenden Projekten und Grundsatzthemen
7. Verwaltung von Dienstreiseabrechnungen
Hinweis: Eine Weiterentwicklung Ihres Aufgabenbereichs ist möglich – bei uns gestalten Sie Ihre Zukunft aktiv mit.
Ihr Profil:
8. abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Bürokauffrau/-mann, mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder eine vergleichbare Qualifikation
9. idealerweise Berufserfahrung in vergleichbaren Tätigkeiten
10. freundliches, verantwortungsbewusstes und selbstständiges Arbeiten
11. sicheres Auftreten und sehr gute Kommunikationsfähigkeit
12. Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in einem multiprofessionellen, interkulturellen Team
13. sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
Wir bieten:
14. umfassende Begleitung während der Einarbeitungsphase und vielfältige Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
15. ein motiviertes, kollegiales Team mit flachen Hierarchien und partnerschaftlicher Zusammenarbeit
16. eine angenehme Arbeitsatmosphäre mit Mitwirkungsmöglichkeiten an zukunftsweisenden Projekten der Stadt Ulm
17. Freiwilligkeitsleistungen (Jobticket, Essenszuschuss, Dienstradleasing...)