Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d) – Fokus IT & KI
Singen (Hohentwiel) | Vollzeit oder Teilzeit (mind. 30 Std.) | ab sofort
Dein neues Team: Die New Media Service GmbH (NMS)
Wir sind keine klassische IT-Beratung, sondern ein technologieaffines Team von Machern. Als spezialisierter Microsoft IT-Consulting-Partner begleiten wir Unternehmen in der DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz) bei der digitalen Transformation – remote und vor Ort. Unsere Homebases? Direkt am Bodensee im Hegautower in Singen und in Weinheim an der Bergstraße.
Unser Anspruch: Pragmatische Cloud- und IT-Lösungen, die wirklich funktionieren. Flache Hierarchien und ein starkes Wir-Gefühl sind bei uns keine Buzzwords, sondern gelebter Alltag. Wer bei NMS arbeitet, denkt mit – und gestaltet aktiv mit!
Dein Impact – Mehr als nur Terminkoordination
Zur direkten Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir eine erfahrene und vertrauensvolle Persönlichkeit, die das organisatorische Herzstück unseres Teams bildet. Du bist unsere verlässliche Schnittstelle und der ruhige Pol im dynamischen Consulting-Umfeld. Als moderne Assistenz bist du nicht nur eine administrative Stütze, sondern ein echter Sparringspartner, der offen für Innovationen ist, die Relevanz von Cloud-Technologien versteht und absolute Kundenzufriedenheit lebt.
Wenn du es liebst, den Überblick zu behalten, vorausschauend zu agieren und den Mut hast, auch KI-Tools zur Prozessoptimierung einzusetzen, bist du bei uns goldrichtig!
Deine Mission
* C-Level Support 2.0: Du entlastest die Geschäftsleitung proaktiv im operativen Tagesgeschäft und übernimmst eigenverantwortlich die strukturierte Termin- und Reiseplanung.
* Workflow-Optimierung mit Tech & KI: Du arbeitest routiniert mit modernen digitalen Tools und hast große Lust darauf, neue Technologien – wie KI-gestützte Werkzeuge oder Copiloten – aktiv in den Büroalltag zu integrieren.
* Customer Obsession & Kommunikation: Du bist die professionelle und empathische erste Anlaufstelle für unser Team, externe Partner und Kunden – schriftlich wie telefonisch, auf Deutsch und Englisch. Eine herausragende Customer Experience steht für dich dabei immer im Mittelpunkt.
* Projekt- & Vertriebs-Boost: Du erstellst aussagekräftige Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen und unterstützt uns tatkräftig bei Vertriebsinitiativen und strategischen Projekten.
* Eigenverantwortung: Du steuerst eigenständig kleinere Projekte von der ersten Idee bis zur Umsetzung und behandelst ausgewählte persönliche Angelegenheiten der Geschäftsleitung mit absoluter Diskretion.
Dein Profil – Was du mitbringst
* Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein vergleichbares Studium oder fundierte Berufserfahrung als Assistenz – idealerweise auf Geschäftsleitungsebene oder in einem IT-nahen Umfeld.
* Tech-Affinität: Du bist absolut sicher im Umgang mit Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint). Idealerweise bringst du ein Grundverständnis für Cloud-Themen mit und brennst darauf, mit KI und CRM-Systemen zu arbeiten.
* Mindset: Du denkst unternehmerisch, handelst lösungsorientiert und erkennst Prioritäten, bevor du überhaupt danach gefragt wirst. Auch wenn es mal stressig wird, behältst du einen kühlen Kopf.
* Persönlichkeit: Diskretion, Loyalität und ein verbindliches Auftreten sind für dich keine Phrasen, sondern deine Grundhaltung.
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse für die internationale Kommunikation.
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Was wir dir bieten – Dein Setup
* Echter Gestaltungsspielraum: Bei uns verwaltest du nicht nur, du gestaltest aktiv mit und hast einen engen, vertrauensvollen Draht zur Geschäftsleitung.
* Top-Location: Ein moderner Arbeitsplatz über den Dächern von Singen im Hegautower – mit grandiosem Blick auf den Hegau und das Alpenpanorama.
* Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit für mobiles Arbeiten / Homeoffice nach Absprache.
* Wachstum: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten durch eigenverantwortliches Arbeiten, gezielte Weiterbildungen und die direkte Einbindung in Unternehmensentscheidungen.
* Kultur & Benefits: Kurze Entscheidungswege, ein kollegiales Team, ein Firmenhandy sowie die Möglichkeit zur Teilnahme am Jobrad-Programm (nach der Probezeit). Kostenlose Getränke und regelmäßige Teamevents sind für uns selbstverständlich.
Perfect Match gesucht?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Sende uns gerne deinen Lebenslauf, relevante Zeugnisse und Zertifikate. Ein langes, formelles Anschreiben brauchst du nicht – schreib uns einfach kurz und knackig, warum du Lust auf die Rolle bei NMS hast und wie du uns unterstützen kannst.