Die FLC-GROUP ist eine mittelständische Unternehmensgruppe im Bereich Gemeinschaftsverpflegung, Catering und Versorgungsdienstleistungen. Wir arbeiten für Schulen, Kitas, soziale Einrichtungen, Behörden, Unternehmen und weitere Geschäftskunden. Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und unseres Bereichs Internal Services suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige, strukturierte und engagierte Assistenz.
Die Position eignet sich auch für Personen auf Junior-Level, die bereits erste Erfahrung im Büro, in der Verwaltung, im Assistenzbereich, in der Hotellerie/Gastronomie, im Kundenservice oder in vergleichbaren organisatorischen Tätigkeiten gesammelt haben und sich fachlich weiterentwickeln möchten.
Aufgaben
Du unterstützt die Geschäftsführung und den Bereich Internal Services im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass interne Abläufe sauber vorbereitet, nachgehalten und dokumentiert werden.
Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:
* Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
* Terminplanung, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
* Bearbeitung und Koordination von E-Mails, Schriftverkehr und Wiedervorlagen
* Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Listen, Vorlagen und internen Unterlagen
* Unterstützung bei Vertragsunterlagen, Angebotsunterlagen, Schreiben und administrativen Vorgängen
* Koordination interner Rückfragen zwischen Geschäftsführung, Operations, Finance, HR und weiteren Bereichen
* Unterstützung im Bereich Posteingang, Dokumentenmanagement und allgemeine Büroorganisation
* Pflege von Stammdaten, Übersichten, Fristen und einfachen Auswertungen
* Unterstützung bei Bestellungen, Dienstleisterkommunikation und organisatorischen Aufgaben
* Vorbereitung interner Entscheidungsgrundlagen und Nachhalten offener Punkte
* Unterstützung bei Projekten, Prozessverbesserungen und internen Strukturthemen
Bereiche von Internal Services
Internal Services ist bei uns die zentrale Schnittstelle für viele interne Verwaltungs- und Organisationsaufgaben. Dazu gehören insbesondere:
* Geschäftsführungsassistenz und Büroorganisation
* Vertrags- und Dokumentenmanagement
* Personaladministration und HR-Schnittstellen
* Finance- und Buchhaltungs-Schnittstellen
* Einkauf, Bestellwesen und Lieferantenkommunikation
* Fuhrpark- und Versicherungsverwaltung
* IT-, System- und Prozesskoordination
* Qualitätsmanagement, Hygiene- und Behördenkommunikation als Schnittstelle
* Facility Management, Post, Ablage und interne Verwaltung
* Projektkoordination und interne Organisationsentwicklung
Du musst nicht in allen Bereichen bereits Erfahrung mitbringen. Wichtig ist, dass du strukturiert arbeitest, zuverlässig bist und dich schnell in neue Themen einarbeiten kannst.
Qualifikation
Dein Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare praktische Erfahrung
* Erste Berufserfahrung im Büro, in der Assistenz, Verwaltung, Organisation oder im Kundenservice von Vorteil
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
* Strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise
* Freundliches, professionelles und diskretes Auftreten
* Organisationstalent und Freude daran, Dinge nachzuhalten und sauber zu dokumentieren
* Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und sich in neue Themen einzuarbeiten
* Verständnis dafür, dass in einem mittelständischen Unternehmen auch pragmatisch angepackt werden muss
Benefits
Das bieten wir Ihnen:
* Eine vielseitige Position mit direkter Anbindung an Geschäftsführung und Internal Services
* Ein breites Aufgabengebiet mit Einblick in viele Unternehmensbereiche
* Kurze Entscheidungswege und ein praxisnahes Arbeitsumfeld
* Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb eines wachsenden mittelständischen Unternehmens
* Eine strukturierte Einarbeitung in unsere internen Abläufe
* Ihr Wunschgetränk immer gut gekühlt im Kühlschrank
* Nutzung der Poolfahrzeuge / Dienstwagen
* Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
* Die Möglichkeit, Strukturen und Prozesse aktiv mitzugestalten
* Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen
* Gründliche Einarbeitung in Ihre Aufgaben und Abläufe
* Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und Geschäftsleitung
* Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich HR und Administration
* Kollegiales Miteinander und eine praxisnahe Unternehmenskultur
* Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Prozesse
* Leistungsgerechte Vergütung
* Berufliche Bildung
* Betriebliche Altersvorsorge
* Kostenfreies Mittagessen
* Entschädigung für Reisekosten
* Firmenlaptop
Bitte sende uns deine Bewerbung mit Lebenslauf, möglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung.
Wir freuen uns auf Bewerbungen von Menschen, die zuverlässig, strukturiert und lösungsorientiert arbeiten und Lust haben, in einem vielseitigen mittelständischen Unternehmensumfeld Verantwortung zu übernehmen.