Für unseren Kunden suchen wir eine Projektassistenz (m/w/d).
Stellenbeschreibung:
* administrative Unterstützung (Bearbeitung und Nachverfolgung der Projektkorrespondenz, Koordinierung und Festlegung aller Reisevorbereitungen sowie Abgleich von Reise- und Spesenabrechnungen usw.)
* Erledigung allgemeiner Aufgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Scannen, Versenden und Ablegen, Organisieren und Koordinieren von Besprechungen und anderen Veranstaltungen
* Büromanagement: Beschaffung/Koordination von Büroausstattung (Möbel, DV-Ausstattung, Schreibwaren etc.), Kommunikation, Dokumentation, Büroorganisation, Besucherbetreuung, Erstellung von SAP-Aufträgen in Ariba für weitere Seminare, IT-Ausstattung
* Betreuung von Kunden und Besuchern (telefonisch, Bearbeitung schriftlicher Anfragen etc.)
* Planung, Buchung und Abrechnung von lokalen und internationalen Reisen im E2E-Reiseverfahren sowie Beantragung von Visa
* Zusammenstellung von monatlichem Leistungsmessmaterial und Berichten, Unterstützung der Projektteams bei der Erstellung von Dokumentation und Korrespondenz (z. B. Berichte, Risikoprotokolle usw.) bei der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
* Bearbeitung/Unterstützung von Personalabläufen (Einstellungen, Kündigungen, Ernennungen, Prüfung von Stundenzetteln), außerdem Einarbeitung von Neuanfängern in ihr Projektteam zur Sicherstellung des HR-Prozesses
Ihr Profil:
* abgeschlossene Berufsausbildung und mehr als 3 Jahre Berufserfahrung als Mitarbeiter/in im Backoffice, als Assistenz oder in einer anderen vergleichbaren Position.
* Kenntnisse und Sicherheit im Umgang mit MS 365-Anwendungen (Büro, Outlook, Teams), Software und der Nutzung vernetzter PCs sind unerlässlich. Kenntnisse in SAP- und SE-internen Tools (E2E Travel, Ariba, SAP für Abwesenheitsmanagement, CIBT Visa etc.) bzw. ausgeprägte Lernbereitschaft.
* Fähig, höflich und professionell mit Kunden, Kollegen und Lieferanten umzugehen.
* Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ihr Vorteil:
* Vielfältige Einsatz- und Weiterbildungsmöglichkeiten
* Hochwertige kostenlose persönliche Schutzausrüstungen sowie arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung
* Gesundheitsförderung durch Präventionskurse, Vorsorgeuntersuchungen und Mental Health Ansprechpartner
* Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
* Mitarbeiterrabatte bei attraktiven Marken aus den Bereichen Entertainment, Fitness, Wohneinrichtung, Bekleidung, uvm. (Corporate Benefits)
* Intensive Betreuung durch einen festen Ansprechpartner (inkl. regelmäßiger Feedbackgespräche und Infoveranstaltungen)
* Mitarbeiter-App und Arbeitszeitkonto für die unkomplizierte Abwicklung von Anliegen, wie z.B. dem Urlaubsantrag und mehr Flexibilität durch exakte Stundenerfassung
* Teamevents (z.B. Weihnachtsfeier, Sommerfest, Bowling, uvm.)
Ihr Kontakt zu Hofmann:
Zögern Sie nicht und bewerben Sie sich noch heute. Gerne beantworten wir Ihre Fragen per E-Mail unter folgender Adresse: nicole.balzer@hofmann.info
Wir freuen uns, bald von Ihnen zu hören!
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.