Ihr Aufgabengebiet
_Allgemeines Office-Management (Bearbeitung sämtlicher Korrespondenz, Telefonate, Publikumsverkehr, Erstellung und Verwaltung von Listen)
_Terminkoordination und Terminmanagement für das Rektorat und die Gremienarbeit sowie Erstellung und Koordination von Videokonferenzen mit Konferenztechnik
_Annahme, Bearbeitung und Weiterleitungen von Anfragen aller Art sowie hausinterne Kommunikation in alle Abteilungen der Hochschule
_Unterstützung der Kolleg*innen im Hochschulmanagement (z. B. Vorbereitung von Gremiensitzungen)
_Planung und Organisation von Dienstreisen sowie von kleineren Veranstaltungen des Rektorats
Ihr Profil
_Abgeschlossene Berufsausbildung oder einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung auf Sekretariats-/Assistenzebene im Leitungsumfeld einer Hochschule, sonstigen öffentlichen Einrichtungen, eines Unternehmens etc.
_Sehr gute Kenntnisse im Office-Management (Erstellung von E-Mails, Briefen, Faxen, Vermerken, Protokollen, Unterlagen, Gremienvorlagen)
_Hervorragende Kommunikationsfähigkeit
_Sehr gute Fähigkeit, die übertragenen Aufgaben eigenständig zu organisieren und umzusetzen
_Sehr gute Fähigkeiten, Unvorhergesehenes aufzunehmen und zu bearbeiten
_Gute Selbstorganisation und präzise Arbeitsweise
_Sichere Kenntnisse in Anwendungen des Office-Pakets und Adobe Acrobat/Pro
_Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift sowie sichere gendersensible Ansprache
Unser Angebot
_Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
_Eingebundenheit in ein vielfältiges, engagiertes und kollegiales Team
_Diskriminierungssensibles Arbeitsumfeld
_Transparente und tarifgebundene Bezahlung
_Kostenfreie Teilnahme an den bis zu 400 künstlerischen Folkwang Veranstaltungen pro Jahr
_Förderung bei der Teilnahme an Weiterbildungsangeboten
_Etablierte Rahmenbedingungen für Mobile Arbeit und flexible Arbeitszeitgestaltung
_Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Arbeit und Leben
Einstellung
Die Vergütung erfolgt – je nach vorliegenden Voraussetzungen – bis Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Beschäftigung erfolgt unbefristet und in Teilzeit mit 50 % der durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit.
Allgemeine Hinweise zum Bewerbungsverfahren
Die Folkwang Universität der Künste zielt darauf, die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und Lebensweisen zu fördern und Einstellungsverfahren diskriminierungssensibel umzusetzen. Wir möchten, dass sich gesellschaftliche Vielfalt an der Hochschule widerspiegelt und setzen uns für mehr Chancengerechtigkeit ein. Wir begrüßen Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Herkunft, Erscheinungsbild, Beeinträchtigung, sozialem Status, Religion, Alter, geschlechtlicher und sexueller Identität.
Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungs‐ und Arbeitsbereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt.
Menschen mit Behinderung bzw. diesen Gleichgestellte im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Folkwang Universität der Künste versteht sich als familienfreundliche Hochschule und fördert Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.
Hinweis zum gendersensiblen Formulieren
Die Folkwang Universität der Künste nutzt den Gender-Stern und genderneutrale Formulierungen, um verschiedene Identitäten sprachlich einzuschließen.