Job Description
HR COORDINATOR GAS (m/w/d)
Vollzeit, unbefristet
München, Deutschland
JOB DESCRIPTION
Der HR Coordinator unterstützt den HR Manager über die verschiedenen Geschäftsbereiche von NBCUniversal in Deutschland, Österreich und der Schweiz hinweg. Die Rolle ist in ihrer Ausprägung sehr vielfältig und umfasst die Bereitstellung einer erstklassigen Personalverwaltung sowie operativer und systembezogener Unterstützung für Mitarbeitende. Diese Position fungiert als erste Anlaufstelle für alle HR-bezogenen Anfragen und ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die Personalverwaltung sowie alle Anfragen professionell, effizient und zeitnah bearbeitet werden.
VERANTWORTLICHKEITEN:
Recruiting und Onboarding:
1. Enge Zusammenarbeit mit dem Talent-Acquisition-Team sowie Vorbereitung des Systems („SmartRecruiters“) zur Ausschreibung neuer Stellen, Erstellung von Stellenbeschreibungen und Initiierung von Background Checks
2. Erfassung und Bearbeitung von Neueinstellungen in SAP/HR-Systemen
3. Steuerung und Organisation sämtlicher Onboarding-Aktivitäten
4. Klärung und Verwaltung aller Unterlagen zum Thema Visum und Arbeitserlaubnis
HR Prozesse:
5. Bearbeitung aller monatlichen Payroll-Änderungen (einschließlich Ein- und Austritte), enge Zusammenarbeit mit der Gehaltsabrechnung und Sicherstellung stets aktueller und korrekter Informationen
6. Datenpflege im System, Bearbeitung von Workflows und Dokumentation aller Personalmaßnahmen im Mitarbeitenden-Lebenszyklus
7. Erstellung und Pflege der Personalakten sowie Archivierung der Unterlagen
8. Organisation, Durchführung und Dokumentation von Austritten und Offboarding-Prozessen einschließlich Exit-Interviews
9. Pflege und Aktualisierung der HR-E-Mail-Verteiler, Organigramme und Mitarbeitenden-Kontaktlisten
10. Unterstützung bei der Einführung von Programmen (z. B. Performance-Review-Prozess, Talent Review, Gehaltsplanung, Benefits-Anmeldungen, Praktika, Trainings, jährliche Erklärungen, usw.)
11. Umsetzung lokaler HR-Richtlinien sowie Unterstützung bei deren Entwicklung und Einführung
12. Unterstützung bei internen und externen Versetzungen sowie bei Anträgen auf mobiles Arbeiten
13. Nutzung von HR-Systemen zur Erstellung von Reports und Bereitstellung von Daten für den HR Manager und Führungskräfte
14. Verwaltung von Rechnungszahlungen (einschließlich Lieferantenmanagement) sowie des Vertragsunterzeichnungsprozesses
Betreuung Mitarbeitende:
15. Unterstützung der Mitarbeitenden bei Anfragen rund um die Themen Benefits, Gehaltsabrechnung, Urlaub, Krankmeldungen, Arbeitszeugnisse, usw. oder Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner
16. Unterstützung bei Fragen zu Sozialversicherung, Krankenversicherung und Lohnsteuer in Zusammenarbeit mit den zuständigen internationalen Payroll-Spezialisten
17. Erste Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden und enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Bearbeitung und Lösung deren Anliegen
Mitarbeiter-Engagement:
18. Unterstützung bei der Konzeption und Organisation von Employee-Engagement-Initiativen im Einklang mit der Engagement-Strategie von NBCUniversal
19. Agieren als Botschafter*in unserer inklusiven Unternehmenskultur sowie Unterstützung von Inklusions-Initiativen in Zusammenarbeit mit dem lokalen Inclusion-Committee
20. Planung von Mitarbeiterversammlungen oder Trainings, einschließlich Logistik, wie Raumreservierungen und technischer Ausstattung
HR COORDINATOR GAS (m/w/d)
Full-time, permanent
Munich, Germany
JOB DESCRIPTION – The HR Coordinator will support and assist the HR Manager across the different businesses of NBCUniversal in Germany, Austria and Switzerland. The role is truly varied in nature and is responsible for delivering first-class employee administration, operational and systems support to employees. This role is the first point of contact for all HR related queries and will be accountable for ensuring that all HR administration and enquiries are addressed in a professional, efficient, timely manner.
KEY RESPONSIBILITIES:
Recruiting and Onboarding:
21. Partner with the Talent Acquisition team and prepare the system ("SmartRecruiters") to post new roles, prepare job description and initiate background checks
22. Process new hires in SAP/HR systems
23. Manage all onboarding activities
24. Track and capture all visa and immigration related documentation
HR Processes:
25. Process all monthly payroll changes (including starters and leavers) and work closely with payroll to ensure they have up to date and accurate information
26. Process any system data changes, workflows & paperwork for employee life cycle events such as promotions and transfers
27. Create and maintain HR folders and Archive of HR Admin documentation
28. Organize, conduct and maintain data on leavers and offboarding incl. exit interviews
29. Accurately maintain and update employee database (SAP and HR systems) and employee records
30. Maintain and update all HR email distribution lists, organizational charts as well as relevant staff contact lists
31. Assist in any program roll outs ( performance review process, talent review, salary planning, benefits enrolment, internship programs, trainings, annual declarations, etc.)
32. Administer local HR policies, assist with development and launch
33. Support in managing internal and external relocations, and remote working requests
34. Use HR systems to provide reports and data to HR Manager and business leaders
35. Administer invoice payments (incl. vendor management) and contract signing process
Client Services:
36. Provide support on queries from clients including, but not limited to benefits, payroll, holiday, sick leave, employee reference requests or redirect clients to appropriate contacts
37. Provide support for all questions regarding social security, health insurance, payroll taxation in liaise with designated international payroll specialists
38. Act as the first point of contact to all employees, while cooperating with different stakeholders to manage and resolve day-to-day employee issues
Employee Engagement:
39. Provide support on designing and organizing Employee Engagement initiatives in alignment with the NBCU Engagement strategy
40. Act as an ambassador of our NBCU inclusive culture, support Inclusion initiatives in collaboration with the local Inclusion committee
41. Plan logistics for employee meetings or training, including room reservations and technology set-up
Qualifications
FÄHIGKEITEN UND ERFAHRUNGEN:
42. Erste Erfahrung in einer administrativen HR- oder Payroll-Funktion mit Bezug zu Deutschland (Österreich und Schweiz sind von Vorteil)
43. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit einer strukturierten und detailorientierten Arbeitsweise
44. Fundierte Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, PowerPoint und Word
45. Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich) in Deutsch und Englisch
46. Proaktive und flexible Arbeitsweise mit der Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
47. Ausgeprägte Serviceorientierung mit Fokus auf eine hochwertige Mitarbeitenden- bzw. Stakeholder-Erfahrung
48. Fähigkeit, mit sensiblen und vertraulichen Informationen professionell und diskret umzugehen
49. Souveränes Arbeiten in einem schnelllebigen, dynamischen und sich wandelnden Umfeld bei gleichzeitiger Wahrung eines ruhigen und professionellen Auftretens
50. Lösungsorientierte Denkweise mit Neugier sowie der Bereitschaft, zu lernen und Prozesse kontinuierlich zu verbessern
51. Eigeninitiative bei der Nutzung von KI-Tools zur Optimierung der täglichen Arbeit
Wünschenswert (aber nicht zwingend erforderlich):
52. Erfahrung in der HR-Administration oder in Prozessen rund um den Mitarbeitenden-Lebenszyklus
53. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit oder Unterstützung von Gehaltsabrechnungsprozessen
54. Verständnis von HR-Praktiken und -Prozessen, idealerweise in einer Matrixorganisation
55. Erfahrung im Umgang mit HR-Systemen wie SAP HCM/SuccessFactors
KEY SKILLS AND EXPERIENCE:
56. Proven experience in an administrative, coordination, payroll or HR role supporting Germany (Austria and Switzerland are a plus)
57. Strong organisational skills with a methodical and detail-oriented approach
58. Solid knowledge of MS Office, including Excel, PowerPoint and Word
59. Excellent communication skills (written and verbal) in German and English
60. A proactive, flexible approach with the ability to work autonomously
61. Strong customer service mindset, with a focus on delivering a high-quality employee or stakeholder experience
62. Ability to handle sensitive and confidential information with professionalism and discretion
63. Comfortable working in a fast-paced, dynamic and evolving environment while maintaining a calm and professional manner
64. A solutions-oriented mindset with curiosity and a willingness to learn and continuously improve processes
65. Demonstrates initiative in adopting AI tools to enhance day-to-day work
Desirable (but not essential):
66. Experience in HR administration or exposure to employee lifecycle processes
67. Experience working with or supporting payroll processes
68. Understanding of HR practices and procedures, ideally within a matrix organisation
69. Experience using the HR systems SAP HCM/SuccessFactors
Additional Information
As part of our selection process, external candidates may be required to attend an in-person interview with an NBCUniversal employee at one of our locations prior to a hiring decision. NBCUniversal's policy is to provide equal employment opportunities to all applicants and employees without regard to race, color, religion, creed, gender, gender identity or expression, age, national origin or ancestry, citizenship, disability, sexual orientation, marital status, pregnancy, veteran status, membership in the uniformed services, genetic information, or any other basis protected by applicable law.
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