Ihre Aufgaben
In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Dezernenten in allen administrativen und organisatorischen Belangen.
* Unterstützung des Ersten Bürgermeisters:
Organisatorische Unterstützung des Ersten Bürgermeisters bei seinen vielfältigen Aufgaben, Wiedervorlagen und Terminüberwachung, Erarbeiten und Aufbereiten von Daten und Vorgängen
* Sekretariats- und Assistenzaufgaben:
Telefonmanagement, Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Sitzungen, Überwachung terminrelevanter Vorgänge zur Sicherstellung fristgerechter Abläufe, Korrespondenz, Beschwerdemanagement, Erstellung des täglichen Pressespiegels, Betreuung von Gästen im Rahmen administrativer Abläufe
* Dokumenten- und Postmanagement:
Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Verwaltung ämterübergreifender Listen und Dokumente, Pflege digitaler Akten (ENAIO)
* Organisation und Koordination:
Vorbereitung und termingerechte Verteilung von Sitzungsunterlagen, Organisation von Veranstaltungen
* Verwaltungs- und Sachbearbeitungsaufgaben:
Kontierung, Belegbuchung und Rechnungsbearbeitung (SAP), Inventarverwaltung
Eine Anpassung des Aufgabengebietes behalten wir uns vor.