Weitere Informationen finden Sie im Anhang der Stellenausschreibung.
In unserem Sekretariat unterstützen wir den Alltag von Professor*innen, Mitarbeiter*innen und Studierenden mit einer Vielzahl von Aufgaben. Als Sekretär*in werden Sie Teil unserer engagierten Teamarbeit und sorgen für einen reibungslosen Ablauf in unserem Fachbereich. Der Einsatz Ihrer Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie Ihre Bereitschaft zur Lösung vielfältiger Probleme machen uns zu einem attraktiven Arbeitgeber.
Aufgaben:
* Eigenständige Übernahme aller Sekretariatsaufgaben, u.a. Unterstützung bei Personalangelegenheiten, Ansprechpartner*in für Studierende, Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Lehrbeauftragte und externe Kooperationspartner des Fachbereichs, Sprechzeiten, Korrespondenz, E-Mail und Telefon
* Klausur-Aufsichten-Planung
* Führen von diversen Übersichtslisten
* Organisation der Ablage (digital und Hardcopy)
* Kopierarbeiten und andere Zuarbeiten
* Raumbuchungen
* Bestellung und Ausgabe von Büro- und Lehrmaterial
* Sitzungsbegleitung: Anfertigung von Sitzungsprotokollen, Organisation der Bewirtung
* Veranstaltungsmanagement: Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen des Fachbereichs, z.B. Absolvent*innenfeier, Alumni-Arbeit usw.
* Mitarbeit bei der Öffentlichkeitsarbeit des Fachbereichs, z.B. Webseitenpflege
Anforderungen:
* Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder kaufmännische Ausbildung
* Einschlägige Berufserfahrung von mindestens einem Jahr
* Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
* Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
* Sichere Beherrschung der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel)
* Engagierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
* Ausgeprägte Kooperations- und Teamfähigkeit
* Kenntnisse der Hochschulstruktur wünschenswert
* Englischkenntnisse wünschenswert
Unterstützung:
* Vergütung nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
* Befristete Teilzeitstelle bis zum 29.02.2028 mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 29 Stunden und 55 Minuten
* Anspruchsvolle, eigenverantwortliche und abwechslungsreiche Tätigkeit
* Flexible Arbeitszeiten
* Nach Absprache ist mobiles Arbeiten möglich
* Teilnahme an der zusätzlichen Altersvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
* Jahressonderzahlung nach TV-L
* Familienfreundliche Arbeitsbedingungen und familienfreundliches Arbeitsumfeld
* Vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
* Möglichkeit zur Teilnahme am Hochschulsport
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