Ihre Aufgaben
:
1. Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge nach Auftrag, Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Bestimmungen zur Vertraulichkeit
2. Öffnung und Verteilung der Eingangspost sowie Lesen und ggf. Bearbeitung von E-Mails sowie der damit verbundenen Beurteilung nach Dringlichkeit
3. Erledigung der Korrespondenz nach Diktat, Stichworten und selbständig in Deutsch und Englisch (keine Steno-Kenntnisse erforderlich)
4. Interne und externe Terminkoordination
5. Führung und Organisation der Ablage und Wiedervorlage inklusive Terminverfolgung von Vorgängen
6. Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Raumbuchung sowie Protokollerstellung
7. Prüfung und Korrektur der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke
8. Vorbereitung und Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen
9. Erstellung von PowerPoint Präsentationen (in Office 365)
10. Koordination und Organisation der Unterbringung/ Bewirtung von Geschäftspartnern & Besuchern der GF
11. Reiseorganisation und -buchung
12. Erstellung und Bearbeitung von SAP-Bedarfsanforderungen/Rechnungsfreigaben
13. Intensive Vernetzung mit Mitarbeitenden der TECE-Organisation, insb. des GFB III
14. Erstellung administrativer und personalführungsbezogener Dokumente und Pläne wie z.B. Einarbeitungspläne der Direct Reports
15. Vertretung der Assistenz des Geschäftsführers Sales national/international
Ihr Profil:
16. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter (m/w/d), oder eine gleichwertige Qualifikation
17. Erfahrung als Assistenz oder Sekretariat auf Führungsebene
18. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und schnelle Auffassungsgabe
19. Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (advanced level), bevorzugt weitere Sprachen, z.B. Spanisch
20. Gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office Programmen (Word, PowerPoint, Excel, Teams, Sharepoint)
21. Ausgeprägtes Organisations- und Planungsgeschick
22. Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
23. Sensibilität und Diskretion im Arbeitsumfeld
24. Freundliches und souveränes Auftreten
25. Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft
Unser Angebot
26.
30 Tage Urlaub
27.
Fahrradleasing
28.
Feedbackgespräche
29.
Fitnessangebote
30.
Flexible Arbeitszeiten
31.
Homeoffice
32.
Kantine
33.
Massage
34.
Mitarbeiterrabatte
35.
Sportaktivitäten
36.
Teamevents