Stellenbeschreibung
Wir suchen eine Sekretärin/Assistenz für unsere wissenschaftliche Gruppe. Die Position ist ideal für einen organisatorischen und verantwortungsvollen Einzelnen, der Freude daran hat, sich mit den Herausforderungen der Bürokommunikation auseinanderzusetzen.
Aufgaben:
* Organisation des Sekretariats
* Übernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben in enger Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen und wissenschaftsunterstützenden Personal
* Selbständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
* Betreuung von Mitarbeitenden sowie von Gastwissenschaftler:innen (national und international)
* Organisation von Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnungen
* Unterstützung des internationalen Abteilungsteams von Studierenden, Doktorand:innen, Postdoktorand:innen und Gastwissenschaftler:innen
* Personaladministration: Vorbereitung von Personalentscheidungen nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten
* Organisation von wissenschaftlichen Konferenzen oder Meetings
* Administrative Koordination von Haushalts- und Drittmittelprojekten sowie Bestellungen und Rechnungen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder Drittmittelabteilung
* Aktive und eigenständige Mitarbeit an aktuellen Projekten, unter anderem im Bereich der Digitalisierung
* Pflege und redaktionelle Betreuung von institutsspezifischen Webseiten
* Datenauswertungen und Datenmanagement
* Unterstützung bei wissenschaftsnahen Themen bis hin zu praktischen Alltagsfragen wie Visaformalitäten oder Wohnungsuche
Anforderungen:
Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder Verwaltungsberuf (z.B. Fremdsprachensekretär:in) bzw. vergleichbare Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen
Die Anwendung sollte eine Persönlichkeit, die Flexibilität, Organisationstalent, ein hohes Maß an Eigeninitiative und Bereitschaft zum selbständigen und gewissenhaften Arbeiten zeigt. Wir erwarten eine sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift, gute Microsoft-Office-Kenntnisse und ein freundliches, zuverlässiges und serviceorientiertes Auftreten. Offenheit und Geschick im Umgang mit Menschen unterschiedlichster Kulturen sind von Vorteil. Eine Persönlichkeit, die Freude daran hat, unser Team mit Kreativität, Organisationstalent und Herz zu unterstützen.,