Wir wachsen – und verstärken unser Team.Seit über 45 Jahren steht KOS KLIMA für Qualität, Verlässlichkeit und Innovationskraft im Bereich Klima- und Raumlufttechnik. Als familiengeführtes Unternehmen verbinden wir traditionelles Handwerk mit modernem Projektmanagement.Um unser wachsendes Projektvolumen im Anlagenbau professionell zu steuern, erweitern wir unser Team.Dafür suchen wir eine strukturierte, mitdenkende und technisch affine Persönlichkeit als Assistenz Engineering & Projects (m/w/d).Du hältst unserem Projekt- und Montageteam organisatorisch den Rücken frei - und sorgst dafür, dass aus Planung reibungslose Umsetzung wird.Deine MissionDu bist die organisatorische Schaltzentrale im Anlagenbau.Du koordinierst, strukturierst, dokumentierst - und behältst auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick. Kurz gesagt: Du machst aus Komplexität Klarheit.AufgabenDeine AufgabenProjektorganisation & SteuerungAnlage und Pflege von Projekten im ERP-SystemErstellung von Arbeitsaufträgen und Abgleich mit AngebotenVorbereitung von Projektmappen inkl. Massenlisten & SystembeschreibungenTeilnahme an KickOff-Meetings & ProjektsitzungenTermin- und Meilensteinplanung in Abstimmung mit ProjektleitungUnterstützung bei Budget-, Termin- und RessourcenübersichtenVorbereitung von Projektauswertungen und StatusreportsAuftrags-, Material- & LieferantenmanagementErstellung von Aufträgen, Bestellungen und AuftragsbestätigungenErstellung und Bereitstellung von LieferscheinenKontrolle von Materialbuchungen & WarenbewegungenNachverfolgung von Lieferterminen inkl. Eskalation bei AbweichungenPrüfung von Mehrungen, Änderungen und AufmaßenKommunikation & Koordination (B2B/B2C)Telefonische und schriftliche ProjektabstimmungenTerminvereinbarungen mit Kunden, Lieferanten und MontageteamsKoordination technischer Rückfragen zwischen Projektleitung und BaustelleErstellung und Dokumentation von AktennotizenSicherstellung eines reibungslosen InformationsflussesDokumentation & QualitätssicherungErstellung von Dokumentationsordnern, Anlagenprüfbüchern & SystemunterlagenPflege der AnlagenstammdatenZusammenstellung vollständiger Dokumentensätze (audit-ready)Vorbereitung und Pflege projektbezogener ChecklistenUnterstützung bei internen Prüf- und AbnahmeprozessenKundenzufriedenheitsabfragen & Follow-up-KommunikationReporting & ProzessoptimierungUnterstützung bei KPI-Dashboards und ProjektübersichtenPflege eines strukturierten DigitalarchivsErstellung von Statusupdates und KommunikationsvorlagenMitwirkung bei Lessons-Learned-AnalysenAktive Mitgestaltung und Verbesserung von ProjektprozessenOrganisation & ZentralePostbearbeitungPflege von Kunden- und LieferantenstammdatenAnnahme eingehender AnrufeEmpfang & Betreuung von BesuchernErstellung und Versand unseres Kunden-NewslettersQualifikationWas du mitbringstFachlichAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau)Erfahrung in Projektassistenz oder vergleichbarer FunktionTechnische Affinität - idealerweise Erfahrung im Anlagenbau / HandwerksumfeldSicher im Umgang mit MS Office & ERP-SystemenStrukturierte, selbstständige ArbeitsweisePersönlichDu behältst auch bei mehreren Projekten den ÜberblickDu arbeitest verbindlich, lösungsorientiert und eigenverantwortlichDu kommunizierst klar und kundenorientiertDu denkst mit – und bringst eigene Ideen zur Prozessverbesserung einDu bleibst auch unter Belastung ruhig und organisiertBenefitsWas dich bei uns erwartetInnovation. Pragmatismus. Persönlichkeit.Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden UnternehmenModerne Arbeitsmittel und strukturierte ProzesseKurze EntscheidungswegeDirekte Zusammenarbeit mit Bereichsleitung und GeschäftsführungBetriebliche Altersvorsorge & ZusatzleistungenJobradBetriebliches GesundheitsmanagementKollegiales Umfeld mit echtem TeamgedankenBereit, mehr zu sein als "nur Assistenz"?Du willst nicht einfach verwalten. Du willst verstehen, mitdenken, strukturieren - und echten Einfluss auf den Projekterfolg haben. Du möchtest in einem technischen Umfeld arbeiten, in dem Organisation, Präzision und Kommunikation über Erfolg entscheiden?Du liebst es, wenn viele Fäden bei dir zusammenlaufen - und am Ende alles funktioniert? Dann bist du bei uns genau richtig.Bei KOS KLIMA bekommst du keine Nebenrolle.Du wirst Teil eines wachsenden Bereichs, übernimmst Verantwortung und gestaltest Prozesse aktiv mit. Deine Arbeit sorgt dafür, dass Projekte reibungslos laufen, Teams effizient arbeiten und Kunden begeistert sind.Wenn du Lust hast, in einem innovativen, familiengeführten Unternehmen mitzuwachsen, Verantwortung zu übernehmen und dich weiterzuentwickeln, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.Bewirb dich jetzt als Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) und werde Teil eines Teams, das Zukunft baut.