Die Foundation for International Business Administration Accreditation (FIBAA) ist eine internationale, gemeinnützige Stiftung für Hochschulakkreditierung mit Sitz in Zürich, Schweiz und Hauptverwaltung in Bonn, Deutschland. Aufgabe der Stiftung ist die gemeinnützige Förderung von Qualität und Transparenz in Bildung und Wissenschaft durch die Vergabe von Gütesiegeln für Bildungsgänge und Weiterbildungsträger im tertiären und quartären Sektor im In- und Ausland.
Was Sie erwartet (Aufgaben)
Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit ist die Unterstützung im Office Management, dem Gutachterwesen sowie in der Personalverwaltung. Dies beinhaltet
Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Gutachterteams (Kommunikation, Terminabstimmung, Zusammenstellung von Unterlagen)
Planung und Buchung von Reisen (Flüge, Hotels, Transport) für Gutachterteams und Mitarbeitende, inklusive der organisatorischer Nachbereitung
Unterstützung bei administrativen Aufgaben in der Personalverwaltung, z. B. Pflege von Personaldaten und Mitarbeit bei wiederkehrenden Prozessen (Bescheinigungen, Abwesenheiten, Dokumentation)
Allgemeine Büroorganisation, Assistenz- und Vertretungsaufgaben (Telefon, Post, Datenpflege, Vorbereitung von Dokumenten)
Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Projektmanagementteam
Was Sie mitbringen
Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation oder Berufserfahrung.
Erste Erfahrungen im Büro-, Reise- oder Veranstaltungsmanagement sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung.
Sehr gute organisatorische und administrative Fähigkeiten.
Fundierte Kenntnisse in den MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, PowerPoint und Word.
Analytische Fähigkeiten und ein gutes Verständnis für komplexe Zusammenhänge.
Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit.
Hohe Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise.
Detailorientierung und Genauigkeit.
Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Sie arbeiten gerne organisiert und zuverlässig und behalten auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.
Wichtig sind uns vor allem Zuverlässigkeit, Lernbereitschaft und ein freundliches Auftreten.