Du hast keine Lust auf starre Bürokratie, sondern willst aktiv die Zukunft der Unternehmenskultur mitgestalten? Du liebst es, den Überblick zu behalten, bist ein Organisationstalent und hast ein Faible für Menschen? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir suchen Dich zum Start als HR Assistant (m/w/d) in einem bekannten Unternehmen aus dem Gesundheitswesen im nördlichen Hamburg.
* Dokumentenmanagement: Sicherstellung der effizienten und sicheren Verwaltung aller wichtigen Dokumente (z. B. Abrufen, Drucken, Scannen, digitale und physische Archivierung).
* Records Management & Archivierung: Unterstützung der Teams beim Abrufen, Pflegen und Archivieren korrekter und aktueller Aufzeichnungen, um die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten.
* Compliance-Einreichungen: Zeitnahe und genaue Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Melde- und Einreichungspflichten (z. B. Hochladen und Versenden von Berichten und Dokumenten an Behörden).
* Audit-Vorbereitung: Aktive Beantwortung von Auditanfragen durch die schnelle und präzise Erfassung sowie Bereitstellung der benötigten Dokumentation.
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zB als Bürokaufmann / Bürokaufrau oder abgeschlossenes Studium
* Bestenfalls Kenntnisse der relevanten regulatorischen Anforderungen und Compliance-Standards.
* Erfahrung im Records Management und Dokumentenmanagement.
* Optionales Plus: Kenntnisse der Compliance-Anforderungen in der Pharmaindustrie.
* Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben (Multitasking) effektiv zu bewältigen.
* Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
* Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
* Bereitschaft zur Arbeit vor Ort (Präsenz erforderlich).
* Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem bekannten dynamischen Unternehmen im Gesundheitswesen
* Vollzeit Tätigkeit, die den ersten Schritt in die Personalarbeit bilden kann
* Betreuung durch die Kollegen und Vorbereitung für das Gespräch beim Arbeitgeber