In Hamburg sind über 19.000 Ärztinnen und Ärzte rund um die Uhr für ihre Patientinnen und Patienten da. Sie alle sind Mitglieder in der Ärztekammer Hamburg. Als Körperschaft des öffentlichen Rechts vertritt die Ärztekammer die Ärzteschaft und ist das Organ zur Selbstverwaltung in der Hansestadt. Rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Geschäftsstelle bieten der Hamburger Ärzteschaft Beratung und Service, indem sie unter anderem Fort- und Weiterbildungsangebote für Ärztinnen, Ärzte und medizinische Fachangestellte organisieren, die Ausbildung medizinischer Fachangestellter als zuständige Stelle betreuen, das Ärzteverzeichnis der Hansestadt führen, für Gremien und Organe der Selbstverwaltung tätig sind und sich berufsrechtlichen Problemen annehmen. Ihre Arbeit zeichnet sich durch eine hohe Serviceorientierung aus.
Du möchtest ein Team aktiv entlasten und dafür sorgen, dass Anträge und Unterlagen reibungslos bearbeitet werden? Dann werde Teil unseres Teams! Als Assistenz der Sachbearbeitung (m/w/d) im Bereich Befugnisse unterstützt Du unsere Kolleg:innen bei der Bearbeitung von Anträgen, der Kommunikation mit Fachbeisitzenden und Antragstellenden sowie bei der Digitalisierung von Unterlagen. Dein Beitrag sorgt dafür, dass Prozesse effizient laufen und die Fachkräfte ihre Aufgaben optimal erfüllen können.
Zur Unterstützung unseres Teams der Weiterbildungsabteilung suchen wir ab sofort befristet bis zum 31.12.2027 eine engagierte Persönlichkeit im Umfang von 30 Wochenstunden.
Aufgaben
* Unterstützen und vorbereiten: Du erfasst Anträge in unserem AIS-System, bereitest digitale Sachakten für die Prüfung durch die Sachbearbeitung auf und forderst fehlende Unterlagen nach.
* Koordinieren und entlasten: Du bearbeitest Anfragen per Telefon oder E-Mail, leitest diese an die zuständigen Kolleg:innen weiter und verschickst Erinnerungen.
* Dokumentieren und digitalisieren: Du scannst Bestandsakten, versendest Unterlagen an Fachbeisitzende über FTAPI und sorgst für eine lückenlose Dokumentation.
* Fristen überwachen und Dokumente verwalten : Du behältst alle Fristen im Blick, verschickst Erinnerungen und scannst Bestandsakten für die Digitalisierung.
* Prozesse unterstützen: Du wirkst aktiv bei der Optimierung von Abläufen mit, unterstützt abteilungsbezogene Projekte und begleitest die Umsetzung neuer Verfahren.
Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kauffrau (m/w/d) im Gesundheitswesen oder Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation
* Gute Kenntnisse in MS Office
* Organisationstalent und sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
* Freundliches Auftreten, Teamgeist und Kommunikationsstärke
* Selbstständigkeit, Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit
* Eine gute sprachliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Level C1 des GER).
Wir bieten
* Eine sinnvolle Tätigkeit mit gesellschaftlichem Beitrag in einer krisensicheren Branche
* Einen sicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive in einer modernen Verwaltung
* Vergütung in Anlehnung an den TV-L inklusive Jahressonderzahlung
* Übertarifliche Jahressonderzahlung und 30 Urlaubstage (bei Vollzeit) und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
* Flexible Arbeitszeiten, Gleitzeitmodell sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
* Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, Mobilitätsprämie und Kantinenzuschuss
* Ein wertschätzendes, unterstützendes Team, das Sie herzlich willkommen heißt, und respektvoller Umgang auf Augenhöhe
* Verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit wachsender Eigenverantwortung
* Ein Büro in zentraler Lage mit tollem Ausblick über Hamburg mit guten Versorgungs- und Einkaufsmöglichkeiten
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