Sie arbeiten strukturiert, organisieren gerne und behalten auch in einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag den Überblick? Der Kontakt mit Menschen macht Ihnen Freude und Sie möchten sich beruflich für eine gerechte Welt ohne Armut einsetzen? Dann bewerben Sie sich jetzt!
Über uns :
Oxfam Deutschland e.V. ist eine internationale gemeinnützige Organisation mit Sitz in Berlin. Im internationalen Oxfam-Verbund setzen sich 22 Oxfam-Organisationen mit rund 2.350 lokalen Partnern in fast 80 Ländern für eine gerechte Welt ohne Armut ein. Weitere Informationen erhalten Sie unter
Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Standort: Berlin
Anstellung: in Vollzeit mit einer 37,5-Stunden-Woche (100%), die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung bis zum 31.07.2027 befristet
Bereich: Büro-Team
Aufgaben
Als Büro-Assistent*in sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags in unserer Berliner Geschäftsstelle. Sie koordinieren organisatorische Prozesse, behalten den Überblick über administrative Abläufe und unterstützen Kolleg*innen in vielfältigen Aufgaben des Tagesgeschäfts.
Sie betreuen unseren Empfang und sind erste Ansprechperson für Besucher*innen sowie Ansprechpartner*in am Telefon – und somit „das Gesicht“ von Oxfam Deutschland.
Ihre Aufgaben im Einzelnen:
* Empfang und Betreuung aller Besucher*innen
* Betreuung der Telefonzentrale sowie Bearbeitung eingehender Anfragen
* Freundlicher und souveräner Umgang mit telefonischen Rückfragen, Beschwerden und sensiblen Anliegen externer Ansprechpartner*innen
* Unterstützung der Mitarbeiter*innen im organisatorischen Tagesgeschäft
* Kommunikation mit Spender*innen, ehrenamtlichen Shop-Mitarbeiter*innen sowie Korrespondenz mit Dienstleistern
* Operative Betreuung neuer Mitarbeitenden
* Bearbeitung der Eingangspost
* Interne und externe Bürokommunikation per E-Mail
* Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien und Büromöbeln unter Berücksichtigung der Oxfam-Richtlinien
* Erstellung, Aufbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen und Präsentationen in Excel, PowerPoint und Word
* Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Meetings und internen Terminen sowie unterstützende Organisation von Betriebsfeiern
* Betreuung des Bürolagers, der Küche sowie des Catering-Zubehörs
* Erfassung von Rechnungen in einem Online-System sowie Verwaltung der Barkasse.
Profil
* Eine mindestens abgeschlossene dreijährige fachspezifische Berufsausbildung und eine 3-jährige fachspezifische Berufserfahrung
* Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, interkulturelle Kompetenz, Organisationstalent und die Fähigkeit zur Priorisierung
* Professionelle und wertschätzende Umgangsformen
* Routinierter Umgang mit den MS-Office Programmen und mit gängigen Bürogeräten, Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken, technisches Grundverständnis für die Bürokommunikations-Umgebung
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
* Identifikation mit den Zielen und Werten von Oxfam
Wir bieten
* Eine sinnstiftende Arbeit im Umfeld einer internationalen gemeinnützigen Organisation für eine gerechte Welt ohne Armut
* Faire und transparente Vergütung gemäß unserem Haustarifvertrag. Diese Stelle ist in der Entgeltgruppe 3 eingruppiert. Details zur Gehaltsstruktur finden Sie hier
* Eine komplett arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge (9%)
* 30 Tage Urlaub
* Mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeitmodelle
* Familienfreundliche Regelungen bei kranken Kindern (Übernahme 10 Kind krank Tage im Jahr)
* Moderne technische Ausstattung
* Eine zentral gelegene Geschäftsstelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
* Firmen- und Kennenlernevents
* Null-Toleranz-Politik gegenüber Diskriminierung oder sexualisierter Gewalt. Mehr Infos hier
* Sabbaticals nach Absprache
* Umfangreiche interne Informations- und Bildungsveranstaltungen
* Großartige Kolleg*innen mit Herzblut
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