Standort: Köln-Westhoven & vor Ort | Branche: Binnenschifffahrt & Education
Start: ab sofort oder nach Vereinbarung
Pensum: 50% (Teilzeit)
Wer wir sind
Aus Herausforderungen Chancen machen. River Academy ist der Motor für die nachhaltige Aus- und Weiterbildung sowie den digitalen Wandel in der Schifffahrt. Ob nautische Funktionen oder Hotel-Crew: Wir helfen der Branche beim Umdenken. Was als One-Man-Show begann, ist heute ein europaweites Netzwerk mit zwei Campus-Standorten, einem eigenen Trainingsschiff und sieben High-Tech-Schiffs-Simulatoren. Wir wachsen rasant und bieten dir den Raum, dich persönlich zu entfalten.
Anstellungsart: Teilzeit
Aufgaben
Deine Mission: Der Dreh- und Angelpunkt unseres Schulungsalltags
Du hältst den Betrieb am Standort zusammen – freundlich, organisiert, lösungsorientiert. Du bist erste Anlaufstelle für Teilnehmende, Kund:innen, Dozenten und Kolleg:innen und sorgst dafür, dass Kurse, Räume und Abläufe reibungslos funktionieren.
Wichtig: Am Standort gibt es bereits eine 50%-Sekretariatsstelle. Ihr arbeitet im Tandem, teilt Aufgaben sinnvoll auf und vertretet euch gegenseitig. Dein Schwerpunkt liegt auf Frontdesk sowie Teilnehmenden- und Kundenkontakt (Telefon, Empfang, Betreuung vor Ort).
Deine Aufgaben
* Kundenbetreuung & Service: Sicherstellen eines erstklassigen Services und hoher Kundenzufriedenheit
* Empfang & Organisation: Empfangsoperation inkl. Organisation/Koordination von Veranstaltungen und Meetings
* Teilnehmenden-Support: Beratung bei telefonischen und persönlichen Fragen der Kursteilnehmenden
* Zentrale Ansprechperson: für Mitarbeitende, Behörden, Kundenanfragen und Dozenten
* Telefonzentrale: „Aushängeschild des Schulstandortes“ – professionell und herzlich
* Hotel/Verpflegung: Hotelreservierungen und Bestellungen der Verpflegung für Teilnehmende
* Digitale Datenpflege: Pflege im internen Verwaltungssystem (Anmeldelisten, Stundenpläne etc.)
* Lehrgangsvorbereitung: Vorbereitung von Lehrgangsveranstaltungen intern und extern
* Dozenten-Koordination: Terminabsprachen und Mitgestaltung von Stundenplänen
* Büroorganisation: Schriftverkehr, Postein-/ausgang, allgemeine Büroaufgaben
* Standortabläufe: reibungslose Abläufe in den Räumen, ggf. Abstimmung mit Hausmeister
* Kosten & Kontrolle: Mitverantwortung für Kostenkontrolle eingehender Rechnungen (im Rahmen der Vorgaben)
* Material & Bestände: Überprüfen, Führen und Nachbestellen von Materialbeständen
* Qualitätsmanagement: aktive Mitarbeit im QM-System, Optimierung von Arbeitsabläufen und neuen Prozessen
Profil
Dein Profil: Gastgeber:in im Office – strukturiert, freundlich, belastbar
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Berufseinsteiger:in oder erfahren – beides passt (wichtig ist Haltung und Lernbereitschaft)
* Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit starker Kundenorientierung
* Du arbeitest dich gerne eigenverantwortlich in neue Themen ein
* Gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
* Deutsch sicher in Wort und Schrift (wie Muttersprachler), Englisch sicher in Wort und Schrift, (Niederländisch optional)
* Erfahrung im Sekretariat/Assistenzbereich/Rezeption ideal, gern auch aus Bildungsumfeld
* Organisationsstark – auch wenn's hektisch wird
* Gepflegtes Auftreten, souverän und weltoffen, Teamplayer mit sozialer Kompetenz
Quereinsteiger aus Schifffahrt & Gastro: ausdrücklich willkommen
Wenn du aus einem Betrieb kommst, in dem man anpacken muss, bringst du oft genau das mit, was wir schätzen:
* Flexibilität (auch mal wechselnde Zeiten / Wochenende, wenn nötig)
* Belastbarkeit, wenn's „brennt“
* Hands-on-Mentalität: du siehst Arbeit und erledigst sie
Wir bieten
Warum River Academy?
* Echte Entwicklung: Raum zum Wachsen und Mitgestalten
* Team & Zusammenhalt: generationsübergreifend, kurze Wege, direkte Abstimmung
* Impact: Du bist Schlüsselperson für den reibungslosen Kursbetrieb
* Modernes Arbeiten: digitale Prozesse im Aufbau – du hilfst, sie mitzuformen
STBL1_DE