Deine Rolle
Worum es geht
Mit dem Personal.manager entwickeln und betreiben wir eine cloudbasierte Dienstplan- und Personaleinsatzplanungssoftware mit Fokus auf Krankenhäuser und größere Einrichtungen. Ein wesentlicher Teil unseres Wachstums läuft über Ausschreibungen und Vergabeverfahren.
Heute fehlt uns dafür vor allem eins: Zeit und Fokus, um passende Verfahren systematisch zu finden, sauber zu bewerten und professionell einzureichen.
Genau dafür suchen wir dich: Du übernimmst Ausschreibungen end-to-end, von der Recherche über Teilnahmeanträge und Angebote bis zur fristgerechten Einreichung. Du arbeitest eigenständig, strukturiert und so, dass der Aufwand für das Team minimal bleibt - bei maximaler formaler Sicherheit.
Deine Mission
Du machst Ausschreibungen für uns zu einem verlässlichen Kanal: passende Verfahren finden, Aufwand und Erfolgschancen realistisch einschätzen, Teilnahmeanträge und Angebote sauber aufbereiten und fristgerecht, vollständig, formell korrekt und überzeugend einreichen.
Das wirst Du tun
1) Ausschreibungen finden und qualifizieren (Bid/No-Bid)
* Du recherchierst aktiv nach passenden Ausschreibungen (öffentlich und privat), setzt Suchprofile/Alerts auf und pflegst eine Ausschreibungspipeline.
* Du bewertest Fit, Aufwand, Fristen und Risiken und gibst eine klare Bid/No-Bid-Empfehlung inkl. solider Begründung.
* Du erkennst früh K.-O.-Themen (z. B. Mindestanforderungen, zwingende Nachweise, Referenzkriterien, Zertifizierungen/Standards) und machst sie transparent.
2) Angebotsprozess steuern (Teilnahmeantrag + Angebot)
* Du planst rückwärts vom Abgabetermin, erstellst einen verbindlichen Zeitplan und koordinierst Zuarbeiten aus Entwicklung, Betrieb, Support, Produkt und Geschäftsführung.
* Du steuerst den Prozess so, dass Entscheidungen und Inhalte rechtzeitig vorliegen. Ohne hektische Last-Minute-Feuerwehren.
3) Unterlagen erstellen, strukturieren und prüfen
* Du erstellst und kompilierst Angebotsunterlagen: Formblätter, Nachweise, Erklärungen, Anlagen - inkl. Struktur, Konsistenz und Vollständigkeit.
* Du übersetzt fachliche Inputs aus dem Team in klare, prüffähige Texte (vergabefest, ohne Marketing-Blabla).
* Du verantwortest die formale Qualität: geforderte Gliederung, Dateiformate, Signaturen/Vertretung, Fristen, Portalanforderungen.
4) Einreichung & Kommunikation
* Du reichst Teilnahmeanträge/Angebote über die jeweiligen eVergabe-Portale fristgerecht ein und dokumentierst Einreichung und Versandnachweise sauber.
* Du behältst Rückfragen, Bieterkommunikation, Q&A, Fristenänderungen und Korrekturen im Blick.
* Du koordinierst Aufklärungen/Klarstellungen und Nachforderungen strukturiert und fristgerecht, in Abstimmung mit Geschäftsführung und bei Bedarf externer Vergaberechtsberatung.
5) Bewertung, Transparenz und Lessons Learned
* Du organisierst die Kommunikation nach Bewertung/Absage (z. B. Anforderung von Bewertungsaufschlüsselungen) und dokumentierst Gründe sauber.
* Du koordinierst - sofern erforderlich - die Vorbereitung formaler Schritte (z. B. Rüge) in enger Abstimmung mit Geschäftsführung und externer Vergaberechtsberatung.
6) Wiederverwendbarkeit & Prozessqualität
* Du baust eine interne Bibliothek auf (Standardtexte, Nachweise, Referenzen, Templates, Checklisten, Rollen-/Kapazitätsbeschreibungen).
* Du etablierst einen wiederholbaren Prozess mit Qualitätsgates (z. B. Vier-Augen-Prinzip, Vollständigkeits- und Konsistenzcheck „Formblatt ↔ Anlagen ↔ Text“).
* Du machst nach jeder Abgabe kurze Retros: Was hat funktioniert, wo haben wir Punkte verloren/gewonnen, was verbessern wir beim nächsten Mal?
Kommunikation ist Kernkompetenz
Ausschreibungen sind viel Struktur und viel Kommunikation - intern wie extern. Deshalb gilt:
* Sehr starke Kommunikationsfähigkeit ist zwingend erforderlich (schriftlich und mündlich).
* Deutsch auf C2-Niveau ist Voraussetzung (Texte müssen präzise, verständlich und formal belastbar sein).
Das bringst Du mit
* Erfahrung mit Ausschreibungen/Vergaben oder formalen Angebotsprozessen (Bieterseite), öffentlich oder privat.
* Sicherer Umgang mit Eignungs-/Ausschlusskriterien und formalen Nachweisen (z. B. Referenzen, Eigenerklärungen, Unternehmensunterlagen).
* Erfahrung mit eVergabe-Portalen und deren Anforderungen (Uploads, Formate, Fristen, Q&A-Prozesse).
* Sehr starke Textkompetenz: du kannst aus Stichpunkten vergabefeste, prüffähige Inhalte erstellen.
* Struktur und Genauigkeit: du arbeitest sauber, fristensicher und dokumentierst nachvollziehbar.
* Eigenständige Arbeitsweise: du brauchst keine Dauerbegleitung, holst dir aber gezielt Input, wenn nötig.
Nice to have
* Erfahrung im Umfeld Healthcare/Krankenhäuser oder B2B-SaaS.
* Grundverständnis für IT-/SaaS-Themen (Cloud, Betrieb, Security/Compliance), ohne tief technisch sein zu müssen.
* Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Vergaberechtsberatung und im Umgang mit Bewertungslogiken.
* Erfahrung im Aufbau von Templates/Standardnachweisen und Prozessstandardisierung.
Das bieten wir Dir
* Maximale Flexibilität beim Arbeitsort: 100 % Remote, Hybrid oder 100 % vor Ort in St. Wendel
* Arbeit an realen, produktiven Systemen mit echtem Impact
* Klare Rollenverteilung zwischen Produktentwicklung und Plattformbetrieb
* Enge Zusammenarbeit mit erfahrenen Engineering-Rollen
* Raum für technische Gestaltung und Weiterentwicklung
* Weiterbildungsmöglichkeiten und berufliche Entwicklung.
* Ein faires und angemessenes Gehalt, das Deiner Qualifikation und Erfahrung entspricht.
* 30 Tage Urlaub, damit Du Dich ausreichend erholen und neue Energie tanken kannst.
* Regelmäßige Firmenevents wie z. B. ein Sommerfest, bei denen Teamgeist und gemeinsamer Spaß im Vordergrund stehen.
* Ein motiviertes, freundliches Team, das Zusammenarbeit und Austausch schätzt und fördert.
Unsere Ansprüche und Ziele
Wie Erfolg bei uns aussieht (Beispiele)
* Es gibt eine gepflegte Pipeline mit klarer Bid/No-Bid-Logik und Entscheidungsvorlagen.
* Abgaben sind fristgerecht und formal sauber (keine Formfehler, keine vergessenen Anlagen).
* Inhalte sind prüffähig und konsistent (Formblätter ↔ Anlagen ↔ Textbausteine).
* Wiederverwendbarkeit steigt messbar (Templates/Library reduzieren Aufwand und Fehlerquote).
Über uns
Wir sind vier Unternehmen unter einem Dach. Uns verbindet ein gemeinsamer Anspruch und ein klares Motto: Wir schaffen Wissen, Werkzeuge und Bewusstsein für eine wirtschaftliche, nachhaltige und gesunde Gesellschaft.
Jedes Unternehmen löst dabei ein anderes Stück des großen Puzzles – von Ernährung im Alltag über Gastro-Software bis hin zur Dienstplanung im Gesundheitswesen.
Glückliche Gäste GmbH
Die Glückliche Gäste GmbH entwickelt branchenspezifische Lösungen, digitale Innovationen und individuelle Konzepte – mit starkem Fokus auf Gastronomie und Food-Service. Dazu gehören unter anderem Marken- und Konzeptarbeit, digitale Bestell- und Shop-Lösungen, POS-/Kassen-Themen, Schulungen und praxisnahe Unterstützung entlang des operativen Geschäfts.
uninu GmbH
uninu ist eine smarte Ernährungs-App, die Menschen im Alltag unterstützt – bewusst, effizient und alltagstauglich. Im Zentrum steht ein KI-gestützter Ernährungsbegleiter: Kalorientracking per Foto, Barcode-Scan oder Eingabe, Nährwertanalyse sowie Unterstützung per Chat, vollautomatische Pläne für schnelles und gesundes Essen. Ergänzt wird das durch personalisierte Funktionen (z. B. Berücksichtigung von Unverträglichkeiten) und eine Rezeptwelt, die auf Routinen statt Verzicht ausgelegt ist.
FoodGenius Labs GmbH
FoodGenius ist eine KI gestützte „All-in-one“-Lösung für Restaurant- und Lieferservice-Management: Bestellannahme, Kassensystem, KI-Telefonannahme, WhatsApp Bestellungen, Online-Shop und vieles mehr. Besonders stark ist FoodGenius dort, wo im Alltag Zeit verloren geht: bei Transparenz über Prozesse und bei der intelligenten Organisation von Lieferungen, inklusive Touren- und Routenplanung.
Personal.Manager Software GmbH
Personal.manager digitalisiert Dienst- und Personalplanung im Gesundheitswesen – mit dem Ziel, Planung fairer, effizienter und verlässlicher zu machen. Die Software adressiert typische Klinik-Herausforderungen wie Schichtplanung, Abwesenheiten, mobile Nutzbarkeit und Integrationen (z. B. SAP-gestützte Abrechnungsvorbereitung) und stellt dabei den Menschen in den Mittelpunkt: weniger Konflikte, mehr Planbarkeit, mehr Zeit für Versorgung.
Unser gemeinsamer Nenner: Technologie, die Menschen entlastet und Qualität erhöht – zu Hause, in der Küche, im Betrieb und in der Klinik. Genau dafür bauen wir unsere Produkte.