Am Thüringer Innovationszentrum Mobilität (ThIMo) der Technischen Universität Ilmenau ist in der Geschäftsstelle unter der Verantwortung des Direktors baldmöglichst die Stelle als
Sekretär*in (w/m/d)
Das Thüringer Innovationszentrum Mobilität ist eine interdisziplinäre, forschungsaktive Struktureinheit der Technischen Universität Ilmenau. Als Förderprojekt, technologisches Zentrum und fakultätsübergreifendes Institut prägt es Forschung, Entwicklung und Transfer in den Bereichen Mobilität und Verkehr über-/regional mit. Mit Ihren Kompetenzen und Ihrem persönlichen Profil unterstützen Sie die ThIMo-Geschäftsstelle bei deren administrativen Aufgaben und Wirkungsbereichen im Rahmen des Förderzeitraums nach innen und außen.
Organisation des Sekretariatsbereiches der ThIMo-Geschäftsstelle mit folgenden Aufgaben:
Kommunikation: Erledigung der gesamten Korrespondenz (Post, E-Mail) in deutscher und englischer Sprache sowie die Steuerung des Publikumsverkehrs und die professionelle Betreuung nationaler und internationaler Gäste
Termin- und Ressourcenplanung: effiziente Planung und Koordination von Terminen, Räumen sowie die Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
Archivierung, Ablage und Pflege digitaler Datenbanken (u.a. Unterstützung des Arbeitsbetriebs und der projektbezogenen Sachbearbeitung, u.a. finanzielle Zuarbeiten: Unterstützung bei der Erstellung von Kalkulationen und der Nachverfolgung von Berichtspflichten gegenüber Mittelgebern
Öffentlichkeitsarbeit: Unterstützung der ThIMo-Geschäftsbereiche Transfer und Forschungsmanagement, z.B. durch Aufbau und Pflege eines ThIMo-Auftritts in sozialen Medien wie LinkedIn
abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise im Bereich Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r, Fachangestellte*r für Bürokommunikation, oder langjährige Kenntnisse und Erfahrungen im Aufgabengebiet
Berufserfahrung: nachweisliche Erfahrung in der Büroorganisation, im Assistenzbereich oder einer vergleichbaren Position, idealerweise im universitären oder wissenschaftsnahen Umfeld
interkulturelle Kompetenz: Erfahrungen in einem internationalen und interkulturellen Arbeitsumfeld sind von Vorteil
digitale Affinität: sicherer Umgang mit modernen digitalen Prozessen und Instrumenten (Hardware, Software) sowie Erfahrung in der Pflege von Social-Media-Kanälen (insbesondere LinkedIn)
Soft Skills: ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, hohe soziale Kompetenz und ein transparenter Arbeitsstil
Sprachkenntnisse: sehr gute Deutschkennnisse in Wort und Schrift sowie gute Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift
Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen an Hand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.
attraktive tarifliche Vergütung (lt. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst
vielseitige individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
umfangreiche Gesundheits- und Sportangebote
wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität