Ihre Aufgaben
1. Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (50 %), insbesondere Erledigung der Korrespondenz Terminmanagement, Wiedervorlage, Posteingang und -ausgang, Aktenführung Betreuung der Webseite der jeweiligen Arbeitsgruppe Bibliotheks- und Literaturarbeiten Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalmaßnahmen Beschaffungsangelegenheiten Unterstützende Arbeiten für die Studien und Prüfungsverwaltung
2. Übergreifende Finanzplanung für Haushalts- und Drittmittel (35 %) Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben Laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel Erarbeitung von Entscheidungsvorschlägen zur Finanzierbarkeit von Vorhaben Mithilfe bei der Erstellung von (Drittmittel-) Projektanträgen, Verwendungsnachweisen, Abschlussberichten
3. fremdsprachliche Korrespondenz, Schreiben von Texten und anderen Dokumenten in Englisch, mündliche Übertragung von Ausführungen in die englische Sprache und umgekehrt (15 %)
Unser Angebot
4. Vergütung nach E8 TV-L
5. unbefristet
6. Vollzeit
7. interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
8. Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
9. Vereinbarkeit von Familie und Beruf
10. flexible Arbeitszeiten
11. 30 Tage Urlaub
12. FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
13. Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
14. gute Verkehrsanbindung
15. betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
16. kollegiale Zusammenarbeit
17. offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
18. spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
Ihr Profil Das erwarten wir
19. abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r)
20. alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
21. Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
22. sichere Beherrschung der wesentlichen Bürosoftware (insbesondere MS-Office-Anwendungen Word und Excel)
23. Bereitschaft zum Erlernen neuer Computeranwendungen
24. Zahlenaffinität
25. sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
26. hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit
27. sehr hohe Organisationsfähigkeit
28. Eigeninitiative und Engagement
29. ausgeprägte Serviceorientierung und großes Verantwortungsbewusstsein
30. Bereitschaft, in der lernenden Organisation "Universität" kontinuierlich an Prozessänderungen mitzuwirken
Das wünschen wir uns
31. Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
32. Kenntnisse in einem integrierten Finanz- und Buchhaltungssystem (SAP)
33. Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
34. Erfahrungen in der Erstellung und Betreuung einer Internetpräsenz (z. B. Roxen)