Ihre Aufgaben
1. Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (50 %), insbesondere Erledigung der Korrespondenz Terminmanagement, Wiedervorlage, Posteingang und -ausgang, Aktenführung Betreuung der Webseite der jeweiligen Arbeitsgruppe Bibliotheks- und Literaturarbeiten Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalmaßnahmen Beschaffungsangelegenheiten Unterstützende Arbeiten für die Studien- und Prüfungsverwaltung
2. Übergreifende Finanzplanung für Haushalts- und Drittmittel (35 %) Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben Laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel Erarbeitung von Entscheidungsvorschlägen zur Finanzierbarkeit von Vorhaben Mithilfe bei der Erstellung von (Drittmittel-)Projektanträgen, Verwendungsnachweisen, Abschlussberichten
3. Fremdsprachliche Korrespondenz, Schreiben von Texten und anderen Dokumenten in Englisch, mündliche Übertragung von Ausführungen in die englische Sprache und umgekehrt (15 %)
Unser Angebot
4. Vergütung nach E8 TV-L
5. unbefristet
6. Vollzeit
7. interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
8. Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
9. Vereinbarkeit von Familie und Beruf
10. flexible Arbeitszeiten
11. 30 Tage Urlaub
12. FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
13. gute Verkehrsanbindung
14. betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
15. kollegiale Zusammenarbeit
16. offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
17. spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
Ihr Profil Das erwarten wir
18. abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r)
19. Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
20. sehr gute Kenntnisse in der Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
21. Bereitschaft zum Erlernen neuer Computeranwendungen
22. sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
23. hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit
24. sehr hohe Organisationsfähigkeit
25. Eigeninitiative und Engagement
26. ausgeprägte Serviceorientierung und großes Verantwortungsbewusstsein
27. Bereitschaft, in der lernenden Organisation "Universität" kontinuierlich an Prozessänderungen mitzuwirken
Das wünschen wir uns
28. Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
29. Kenntnisse in einem integrierten Finanz- und Buchhaltungssystem (SAP)
30. Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
31. Erfahrungen in der Erstellung und Betreuung einer Internetpräsenz (z. B. Roxen)