Assistenz der geschäftsführung (m/w/d) in vollzeit (40-std./woche)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

in Vollzeit (40-Std./Woche)

Sie kommen aus dem kaufmännischen Bereich und sehen Ihre berufliche Perspektive in einer anspruchsvollen Bürotätigkeit? Dann bewerben Sie sich bei uns.

Der DBB Verlag ist ein Fachverlag für Angestellte und Beamte im öffentlichen Dienst. Unsere Publikationen reichen von einfachen Auftragsproduktionen und Werbemitteln bis hin zu Fachbüchern, -zeitschriften und Mitgliedermagazinen. Für unsere Kunden aus dem Verbandsbereich sind wir Dienstleister durch und durch.

• Unterstützung der Geschäftsführerin: Sie übernehmen klassische Assistenzaufgaben für die Geschäftsführerin, die allgemeine Büroorganisation und sind mit der Personalsachbearbeitung betraut.
• Organisation und Koordination: Sie sind verantwortlich für die Terminplanung, übernehmen die Fristenkontrolle sowie das Wiedervorlagen- und Dokumentenmanagement. Sie koordinieren und organisieren Meetings und Videokonferenzen und sorgen dafür, dass Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen rechtzeitig vorbereitet sind. Sie übernehmen eigenständig Sonderaufgaben und steuern kleinere interne Projekte. Darüber hinaus sind Sie für Reisebuchungen und die Reisekostenabrechnung zuständig. Sie pflegen und erfassen CRM-Daten, Ablagestrukturen und administrative Prozesse zuverlässig und verantworten das Vertragsmanagement.
• Korrespondenz: Sie übernehmen die interne und externe Korrespondenz sowie die Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Rundschreiben und Arbeitsanweisungen. Sie stellen einen reibungslosen, prioritäts- und termingerechten Ablauf der Post- und Mailbearbeitung sicher.
• Meeting- und Veranstaltungsmanagement: Sie unterstützen die inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie der Gremiensitzungen inklusive des Einladungsmanagements. Sie erstellen Protokolle und stellen im Anschluss eine strukturierte und verlässliche Nachbereitung sicher.
• Schnittstellenfunktion: Sie sind zentrale Ansprechperson und steuern die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen sowie Partnern und externen Dienstleistern. Der persönliche Empfang und die Betreuung von Kunden, Gästen und Besuchern gehört ebenso zu Ihren Aufgaben.

• Qualifikation: Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Fachmann (m/w/d) für Bürokommunikation, bzw. über eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Sie bringen eine mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz oder im Sekretariat mit.
• Organisationsgeschick und selbstständige Arbeitsweise: Sie besitzen ein ausgeprägtes Organisationstalent und behalten auch bei vielfältigen Aufgaben stets den Überblick und die nötige Professionalität. Sie arbeiten gern strukturiert und zuverlässig im Team, können aber auch selbstständig und flexibel auf neue Situationen reagieren und sind bereit, sich in neue Bereiche, Programme und Prozesse einzuarbeiten.
• Kommunikationsfähigkeit und Engagement: Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Sie bringen Kommunikationstalent, Interesse für die Themen unseres Verlags, eine offene Art und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein mit. Sie überzeugen durch professionelles Auftreten Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit.
• Softwarekenntnisse: Sie haben Routine im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Eine umfassende Einarbeitungsphase
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Viel Eigenverantwortung bei Organisation und Abläufen
• Eine positive, persönliche Arbeitsatmosphäre in einem kleinen Team und kurzen Entscheidungswegen
• 30 Tage Urlaub p.a. und zusätzlich betriebsfrei am 24.12. und 31.12.
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine leistungsgerechte Vergütung und betriebliche Altersvorsorge

JBJB1_DE