Ihre Aufgaben
:
* Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Fachbereichsleitungen und der ca. 65 Mitarbeiter*innen der Fachbereiche 7.1 und 7.4, u. a. interne und externe Korrespondenz, Prüfberichte und Gutachten, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Protokollführung, etc.
* Organisation des Sekretariatsbereichs gemäß Managementhandbuch der BAM und der Anforderungen externer Auditvorgaben
* Mitwirkung bei der verwaltungstechnischen Einarbeitung und Betreuung von Mitarbeiter*innen, von Auszubildenden sowie ausländischen Besucher*innen und Gastwissenschaftler*innen
* Vor- und Nachbereitung sowie Mitwirkung bei der Organisation von Besprechungen, Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene
* Annahme und Beantwortung bzw. gezielte Weitervermittlung von fachbezogenen Kundenanfragen
* Pflege von Datenbanken der Abteilung und Fachbereiche
* Mitwirkung im Team aller Sekretariatsbereiche der Abteilung
Ihre Qualifikationen:
* Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
* Berufserfahrung im Sekretariatsbereich wünschenswert, idealerweise mehrjährige Erfahrung im Führen eines vergleichbaren Sekretariates
* Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
* Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
* Sichere Beherrschung der MS-Office-Anwendungen, Erfahrung im Umgang mit SAP wünschenswert
* Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
* Gute Englischkenntnisse
* Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten
* Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, zielorientierte und strukturierte Arbeitsweise, Initiative/Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft sowie Lernbereitschaft
Unsere Leistungen:
* Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit innerhalb eines hochkarätigen Netzwerks aus Politik, Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft
* Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub sowie Inanspruchnahme von bis zu 12 Zeitausgleichstagen im Jahr sowie Teilzeitmöglichkeiten)
* Möglichkeiten der internen, fachübergreifenden Vernetzung sowie Teilnahme an Teamevents
* Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken in Verbindung mit einem sozial ausgeglichenen Arbeitsumfeld sowie einem umfangreichen Weiterbildungsangebot
* Ein krisensicheren Arbeitsplatz in der Bundeshauptstadt
* Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Willkommenskultur, einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitsklima, regelmäßigen Feedbackgesprächen und kompetenten Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit [u. a. Zuschuss zum Job-Ticket]