Die Verwaltungskraft übernimmt zentrale Aufgaben in der schulischen und organisatorischen Verwaltung von Advanzioo Academy. Sie stellt einen reibungslosen Ablauf aller administrativen Prozesse sicher – insbesondere im Bereich Rechnungswesen, Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie im Umgang mit Bildungsgutscheinen. Darüber hinaus unterstützt sie aktiv die Geschäftsführung und trägt zur Weiterentwicklung der Unternehmensphilosophie bei.
Hauptaufgaben:
o Allgemeine Büro- und Verwaltungsorganisation
o Telefon- und Empfangsdienst
o Schriftverkehr und Korrespondenz mit Teilnehmenden, Behörden und Partnern
o Verwaltung und Pflege von Akten und Dokumenten (digital und analog)
o Posteingang und -ausgang bearbeiten o Vorbereitung und Begleitung von Sitzungen, inkl. Protokollführung
o Erstellung von Berichten, Statistiken und Übersichten
o Verwaltung und Bearbeitung von Bildungsgutscheinen
o Ansprechperson für Teilnehmende in administrativen Angelegenheiten
o Vorbereitung der Buchhaltung und Zusammenarbeit mit Steuerberatung
o Unterstützung bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen
o Mitwirkung an Projekten und administrativen Prozessen
Fachliche Kompetenzen:
o Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltung, Bankwesen o. ä.)
o Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung wünschenswert
o sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, Outlook, PowerPoint)
o Kenntnisse in Verwaltungsprozessen des Bildungsbereichs von Vorteil