Unser Angebot:
* Sicherer, langfristiger Arbeitsplatz in einem traditionsbewussten, inhabergeführten Familienunternehmen
* Attraktive, leistungsgerechte Vergütung inkl. freiwilliger Zusatzleistungen nach interner Regelung
* Teilzeit (ab ca. 35 Std./Woche) oder Vollzeit mit planbaren, geregelten Arbeitszeiten und fairer Work-Life-Balance
* Mobiles Arbeiten nach Absprache, insbesondere für Schreib-, Organisations- und Rechercheaufgaben
* Vertrauensvolle Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Justiziar
* Tätigkeit in der Holding einer Unternehmensgruppe mit Einblick in Recht, Organisation und Unternehmenssteuerung
* Strukturierte Einarbeitung durch Geschäftsführung, Justiziar und bestehende Assistenz
* Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. MS Office, Organisation, Projektmanagement, Kommunikation, Vertragsgrundlagen)
* Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und direkter Kontakt zur Führungsebene
* Kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit hoher Verlässlichkeit
* Moderner Büroarbeitsplatz in Werder (Havel) mit digitaler Aktenführung und zeitgemäßer IT
* Mitarbeiterfreundliche Extras wie kostenlose Getränke/Kaffee, Team- und Firmenveranstaltungen sowie weitere freiwillige Sozialleistungen
Ihre zukünftige Arbeitsstelle:
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Persönliche Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung / Rechtsabteilung für die Holding einer Unternehmensgruppe in Werder (Havel).
Ihre Aufgaben:
* Sorgfältige Büroorganisation sowie Verwaltung und strukturierte Ablage von Dokumenten (elektronisch und physisch)
* Professionelle Telefonannahme sowie eigenständige Ausführung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung des täglichen Geschäftsbetriebs
* Organisation, Koordination und Kommunikation mit externen Partnern, Behörden, Kanzleien und Dienstleistern
* Verwaltung und Pflege juristischer Unterlagen (z. B. Verträge, Vereinbarungen, Vollmachten) einschließlich Fristenkontrolle und Wiedervorlagenmanagement – auch über mehrere Gesellschaften und Organisationseinheiten hinweg
* Vorbereitung, Formatierung und Endbearbeitung von Schriftstücken sowie Korrespondenz mit internen Fachbereichen und externen Kanzleien
* Unterstützung bei Recherchen zu rechtlichen Fragestellungen sowie bei der Erstellung und Strukturierung von Dokumentationen
* Mitwirkung im Vertragsmanagement und bei der Begleitung interner Vertragsprozesse innerhalb der Holding und der verbundenen Einheiten
* Erstellung, Aufbereitung und Nachbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung
* Vertretung und Unterstützung der weiteren Assistenzen im Assistenzteam
Ihr Profil:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Sekretariats- / Assistenzschwerpunkt oder vergleichbare Ausbildung bzw. Studium
* Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Leitungsebene, idealerweise mit Bezug zu Recht / Rechtsabteilung
* Sehr sicherer Umgang mit MS Office 365 (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
* Grundverständnis juristischer Terminologie und grundlegender Abläufe in juristischen Prozessen ist von Vorteil
* Höchste Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und absolute Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen aus der Unternehmensgruppe, Stiftungen und weiteren Organisationen
* Präzise, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
* Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit sowie Organisationsstärke
* Hohe Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Loyalität und Verschwiegenheit
* Professionelles, freundliches Auftreten und ausgeprägt serviceorientierte, lösungsorientierte Haltung gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
Ihr Partner:
Die Orizon Gruppe ist mit über 50 Standorten einer der führenden Personaldienstleister in Deutschland und Teil des internationalen Konzerns BREXA Holdings Inc. Wir bieten Personallösungen von der klassischen Arbeitnehmerüberlassung bis zu spezialisierten Recruiting- und Outsourcing-Dienstleistungen. Unsere Tochtergesellschaften OTTO Work Force Deutschland GmbH und die jobs in time medical GmbH ergänzen das Portfolio mit Fokus auf EU-Recruiting beziehungsweise medizinisches Fachpersonal.
Bewerbung und Rückfragen:
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (unter Angabe Ihrer Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung). Senden Sie diese gerne per E-Mail an bewerbung.berlin-brandenburg@orizon.de oder nutzen Sie unser Bewerbungsmodul auf dieser Seite.
Für Fragen steht Ihnen unsere Personalberaterin Negina Kopp unter der Telefonnummer +49 30 206248-18 gerne zur Verfügung.
Weitere Informationen finden Sie unter orizon.de
Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst: www.orizon.de/de/datenschutzvereinbarungen