Executive Assistant & Team Coordinator (m/f/d)
Night Train Media (NTM) was founded by Herbert L. Kloiber, the former Managing Director of the Tele München Group. With offices in Munich, London, Stockholm, Istanbul and Madrid, we operate globally in the media industry. Our core business includes the development, co-production, co-financing and licensing of high-quality films, series and documentaries.
Since 2020, Serafin Group has been a shareholder in NTM, providing strategic and financial support for our continued growth and international expansion. Over the past years, NTM has built a highly skilled team and made several investments to realize the vision of a diversified media company, expanding our portfolio of film, TV and streaming productions.
We are now seeking a dedicated and highly organized Executive Assistant & Team Coordinator (m/f/d) to support our CEO as well as our international team.
Your Responsibilities
* Executive support for the CEO (Herbert L. Kloiber): comprehensive calendar, task and travel coordination
* Schedule and communication management: planning and organizing meetings, calls and events with international partners
* Office management: ensuring smooth daily operations, administrative processes and organizational workflows
* Travel planning & bookings (domestic and international), including preparation of all relevant documents
* Expense management: processing travel expenses and filing invoices
* General translation tasks (German/English) and professional correspondence
* Coordination with external producers, vendors and stakeholders in Germany and internationally
* Cross-company coordination within the NTM group to gather and distribute materials, communications and schedules
* Tracking material intake and communication flows for ongoing projects
* Managing and updating content for the company website
* Database management
* Researching international industry trends to support strategic decision-making
Your Profile
* Completed degree or commercial training, ideally in media, business administration, communication or a related field
* Experience as an Executive Assistant, Team Assistant or in a similar role — ideally in an international environment
* Outstanding organizational skills, structured working style and strong sense of responsibility
* Excellent verbal and written communication skills in German and English
* High level of discretion, reliability and the ability to handle confidential information
* Proficiency with digital tools (MS Office, cloud systems, video conferencing tools)
* Proactive, solution-oriented mindset and strong team spirit with a hands-on attitude
What We Offer
* A permanent and responsible position within an integrated, international media company
* Direct reporting line to the CEO, founder and shareholder of Night Train Media
* Flexible working hours and hybrid work options (1–2 home office days per week)
* Flat hierarchies, fast decision-making and room for personal initiative
* A collaborative, team-oriented culture with an open-door policy
* A modern office in the heart of Munich (near Marienplatz)
Interested?
We look forward to receiving your application including CV.
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Executive Assistant & Team Coordinator (m/w/d)
Night Train Media (NTM) wurde von Herbert L. Kloiber, dem langjährigen Geschäftsführer der Tele München Gruppe, gegründet. Mit Standorten in München, London, Stockholm, Istanbul und Madrid sind wir weltweit in der Medienbranche tätig. Unsere Kerngeschäfte umfassen die Entwicklung, Koproduktion, Kofinanzierung und Lizenzierung hochwertiger Filme, Serien und Dokumentationen.
Seit 2020 ist die Serafin Gruppe an NTM beteiligt, um das wachsende Geschäft finanziell zu unterstützen und die bisherige Expansion zu ermöglichen. In der Folge hat NTM ein hochkarätiges Team aufgebaut und weitere Beteiligungen dazugekauft, um die Vision eines diversifizierten Medienunternehmens umzusetzen und das Portfolio an Film-, TV- und Streamingprojekten auszubauen.
Wir suchen eine*n Executive Assistant & Team Coordinator (m/w/d), der/die unsere Geschäftsführung und das internationale Team unterstützt.
Ihre Aufgaben
* Executive Support für den CEO (Herbert L. Kloiber) inkl. umfassender Termin-, Reise- und Aufgabenkoordination
* Kalender- und Kommunikationsmanagement: Planung und Organisation von Meetings, Calls und Events mit internationalen Partner*innen
* Office Management: Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs, Organisation von Ablagen, Verträgen und internen Prozessen
* Reiseplanung & -buchung (national und international) sowie Vorbereitung entsprechender Unterlagen
* Reisekostenabrechnungen und sorgfältige Ablage aller zugehörigen Belege
* Übersetzungen & Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
* Koordination mit externen Produzent*innen, Dienstleistern und Stakeholdern im In- und Ausland
* Unternehmensweite Abstimmung über die NTM-Gruppe hinweg: Einholen und Bereitstellen relevanter Materialien und Informationen
* Tracking von Materialien und Kommunikation für laufende Projekte
* Pflege und Management der Inhalte auf der Unternehmenswebsite
* Database management
* Recherche internationaler Markt- und Industrietrends zur Unterstützung strategischer Entscheidungen
Ihr Profil
* Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung – idealerweise mit Bezug zu Medien, Kommunikation oder Business Administration
* Erfahrung als Executive Assistant, Teamassistenz oder in einer vergleichbaren Rolle – vorzugsweise in einem internationalen Umfeld
* Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Eigenverantwortung
* Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Hohe Belastbarkeit, Diskretion und Loyalität
* Sicherer Umgang mit digitalen Tools (MS Office, Cloud-Systeme, Videokonferenz-Tools)
* Proaktive, lösungsorientierte und teamorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
Was wir bieten
* Eine unbefristete und verantwortungsvolle Position in einem integrierten, internationalen Medienunternehmen
* Direkte Berichtslinie zum CEO, Gründer und Gesellschafter von Night Train Media
* Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten (1–2 Tage pro Woche)
* Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein hohes Maß an Gestaltungsspielraum
* Kollegiales und teamorientiertes Arbeitsumfeld mit „Open-Door“-Policy
* Modernes Büro im Herzen Münchens (nahe Marienplatz)
Interesse?
* Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung inkl. Lebenslauf.