Stellenbeschreibung
Einleitung Gemeinsam auf dem Weg zu neuen Zielen durch Wachstum und Teamarbeit. Sie sind auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Sie möchten in Ihrem Arbeitsumfeld gefordert und gefördert werden? Dann starten Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt gemeinsam mit uns in Ihren nächsten Karriereschritt! Über uns Der GVdL e.V. ist ein junger und zugleich etablierter Prüfungs- und Beratungsverband mit Sitz in Chemnitz. Neben den gesetzlichen Prüfungen nach § 53 GenG zählen auch Interessenvertretung, Beratung und Förderung unserer Mitglieder zu unseren Aufgaben. Unsere Mitglieder stammen aus vielfältigen und zukunftsorientierten Branchen – von Landwirtschaft, Energie, Handel und Handwerk bis hin zu innovativen Start-ups. Wir setzen auf Nähe, Effizienz, Teamgeist und strategisches Denken. Aufgaben Ihre Rolle bei uns Als Chefsekretärin und Assistent für Vorstand übernehmen Sie eine zentrale organisatorische Schnittstellenfunktion in der Prüfungsorganisation und Verwaltung. Sie koordinieren die Abläufe in der Geschäftsstelle, sind erste Ansprechpartnerin für Mitglieder und Prüfer, halten den Prüfbetrieb administrativ am Laufen – und gestalten dabei aktiv die Entwicklung des Verbandes mit. Ihre Aufgaben – im Überblick 1. Leitung & Organisation der Geschäftsstelle Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung der administrativen Abläufe Koordination des internen Teams und Förderung der Teamkultur Aufbau effizienter Prozesse zur Prüfungsunterstützung und Qualitätskontrolle Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben 2. Prüfungskoordination & operative Unterstützung Einholung und Zusammenstellung prüfungsrelevanter Unterlagen gemäß §§ 53 ff. GenG Terminplanung, Kommunikation und Betreuung der Prüfungsabläufe Unterstützung der Wirtschaftsprüfer und Verbandsprüfer bei organisatorischen Themen Erstellung und Verwaltung von Prüfplänen, Berichten und Protokollen 3. Kommunikation & Schnittstellenmanagement Professionelle Korrespondenz mit Mitgliedsgenossenschaften, Behörden und Partnern Sicherstellung der Erreichbarkeit und Reaktionsschnelligkeit der Geschäftsstelle Teilnahme an (Online-)Veranstaltungen und Netzwerktreffen Erstellung interner Reportings und Vorbereitung von Präsentationen 4. Finanzverwaltung & kaufmännische Unterstützung Verwaltung von Prüfungsgebühren, Belegwesen und Rechnungen Unterstützung im Controlling und bei der Erstellung von Finanzberichten Grundlegende Buchhaltungskenntnisse und strukturierte Ablagepraxis 5. Qualitätsmanagement & Weiterentwicklung Mitwirkung an der Optimierung von Prüfungsprozessen und Dokumentationsstandards Betreuung digitaler Tools (z. B. Dokumentenmanagement) Unterstützung im Onboarding neuer Mitarbeitender Mitgestaltung von Weiterbildungs- und Schulungsinhalten Qualifikation Ihr Profil Sie sind eine strukturierte und loyale Persönlichkeit mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung, Kommunikationsstärke und Organisationstalent. Außerdem bringen Sie mit: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer verantwortungsvollen Assitenz-/Koordinationsrolle Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook), idealerweise auch mit Dokumentenmanagementsystemen Kenntnisse in Buchhaltung, Rechnungswesen oder Prüfungsprozessen von Vorteil Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Verbindliches Auftreten, Diskretion und Loyalität Teamorientierte, lösungsfokussierte und vorausschauende Denkweise Affinität und Erfahrung im Kunden-/Mitgliederumgang (B2B) Kreativität, strukturierte Arbeitsweise, kommunikativ, lösungsorientiert Benefits Wir bieten Ihnen Eine unbefristete Festanstellung mit attraktiver Vergütung Vollzeit- oder Teilzeit (mind. 30 Wochenstunden) Büropräsenz Bis zu 30 Tage Urlaub Eine langfristige Zusammenarbeit Ein engagiertes, offenes und kollegiales Team Einen sicheren Arbeitsplatz mit Sinn und Zukunft Strukturierte Einarbeitung & Mentoring durch die bisherige Stellinhaberin (Renteneintritt 2026) Gratis Getränke & gesunde Snacks Betriebsausflüge & gemeinsame Veranstaltungen Zukunft Mitgestalten Wir laden Sie ein, Teil unseres Teams zu werden und die Zukunft aktiv mitzugestalten. Ihre Ideen und Ihr Engagement sind bei uns gefragt! Noch ein paar Worte zum Schluss Jetzt bewerben Wenn Sie diese verantwortungsvolle Schlüsselrolle reizt und Sie Teil eines engagierten Verbandes mit Wachstumsperspektive werden möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. ( Papierbewerbungen können nicht berücksichtigt werden. ) Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter (m/w/d).