Beschäftigungsort: Karlsruhe Bewerbungsschluss: 17.05.2026 Vergütungsgruppe: 5 BG-AT Du verwaltest, bearbeitest und sicherst: Als Bearbeiterin/Bearbeiter (m/d/w) im Bereich Service und Rechnungen sorgst du dafür, dass zentrale Abläufe reibungslos funktionieren. Mit Sorgfalt, Struktur und Teamgeist unterstützt du ein vielfältiges Team und trägst dazu bei, anderen Menschen den Alltag zu erleichtern. Deine Aufgaben: Zuordnung, Bearbeitung und Verteilung von Posteingängen sowie Verwaltung von Akten und Archivbeständen; Durchführung von Scanprozessen inklusive Validierung, Signierung, Archivierung sowie Bearbeitung von Fehlscans Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost inklusive Abholung, Sortierung, Verteilung und Versandvorbereitung; Übernahme administrativer Aufgaben wie Überwachung des Portoguthabens, Verwaltung von Verbrauchsmaterialien und Führung von Statistiken Prüfung der Posteingangsart sowie Bearbeitung und Zuordnung von Posteingängen; Erfassung, rechnerische Prüfung, Kontierung und Anweisung von Rechnungen Betreuung und Koordination von Besucher/innen am Empfang sowie Feststellung des Besuchszwecks und Benachrichtigung der zuständigen Ansprechperson; Annahme und Koordination von Anrufen sowie Bearbeitung von Telefonrückläufern und gegebenenfalls Vermittlung von Auslandsgesprächen Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Unterstützung bei Catering und Veranstaltungen im Haus Dein Profil: Du verfügst über eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder kaufmännischen Beruf. Du bist körperlich belastbar. Du besitzt idealerweise einen Führerschein der Klasse B. Du besitzt Anwendungskenntnisse in MS-Office. Du verfügst über Anwendungskenntnisse in BG Standard oder bist bereit, diese zu erwerben. Du setzt Ressourcen gesundheitsfördernd und effizient ein. Du arbeitest wertschätzend und vertrauensvoll mit anderen gemeinsam am Erfolg. Du überzeugst durch offene, wirkungsvolle und zeitgemäße Kommunikation. Du stellst den Kunden/die Kundin in den Mittelpunkt deines beruflichen Handelns. Du leistest durch dein zielgerichtetes Handeln einen nachhaltigen Beitrag zum Arbeits- und Gesundheitsschutz. Du bist in der Lage, Sachverhalte zu durchdringen. Du bist motiviert, die Aufgabe als Bearbeiterin/Bearbeiter (m/w/d) Service und Rechnungsbearbeitung erfolgreich auszuüben. Du bist bereit, dich weiterzubilden. Du bist bereit, Dienstreisen durchzuführen. Diese werden frühzeitig bekannt gegeben bzw. sind planbar. Sonst noch wichtig: Die BGW fördert Vielfalt. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Stellen ist teilzeitgeeignet. Bei Vollzeit beträgt die wöchentliche Arbeitszeit 39 Stunden. Entgeltgruppe 5 BG-AT, abhängig von der individuellen berücksichtigungsfähigen Berufserfahrung zwischen 40.749,90 € (Stufe 1) und 50.639,90 € (Stufe 7) p.a. (Vollzeit) Dir wurde die Stelle von einem oder einer Mitarbeitenden der BGW empfohlen? Dann fülle das Bring-a-Friend-Formular aus und schicke es innerhalb der Ausschreibungsfrist ab. Bewirb dich am besten direkt online! Kontakt für Vorabinformationen Ansprechperson zur Ausschreibung Sektretariat BV Karlsruhe Telefon: 49 721 9720-5404 Ansprechperson zur Tätigkeit Luca Faath BGW Bezirksverwaltung Karlsruhe Telefon: 49 721 9720-5492 Oder bewirb dich per E-Mail an bew94-2026@bgw-online.de oder per Post: Adresse für Bewerbungen per Post BGW Pappelallee 33/35/37 22089 Hamburg Abteilung Personal, Bereich Personalservice