Mitarbeiter*in (m/w/d) sekretariat der geschäftsführung

Die ZUFALL logistics group ist ein familiengeführtes Logistikunternehmen mit über 2.000 Mitarbeiter:innen an 40 Standorten. Wir entwickeln maßgeschneiderte Logistiklösungen für unsere Kunden – modern, effizient und nachhaltig. Als verlässlicher Partner stehen bei uns Verantwortung, Vertrauen und Zukunftsorientierung im Mittelpunkt.

Wozu brauchen wir diese Stelle?

Für das Sekretariat der Geschäftsführung suchen wir eine engagierte, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft professionell unterstützt und entlastet. In dieser verantwortungsvollen Rolle trägst du wesentlich dazu bei, dass Abläufe reibungslos funktionieren und Entscheidungen gut vorbereitet werden.

Wie gestaltest du diese Stelle?

Als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartner:innen sorgst du für Struktur, Übersicht und Verlässlichkeit. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Organisation und Koordination des gesamten Tagesgeschäfts der Geschäftsführung
• Professionelles Terminmanagement sowie Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Kunden, Partnern und internen Schnittstellen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Managementtagungen
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen sowie Entscheidungs- und Vorbereitungsunterlagen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Verwaltung vertraulicher Unterlagen sowie sensibler Informationen
• Mitwirkung im Vertragsmanagement (Ablage, Pflege und Fristenkontrolle)
• Übernahme einer zentralen Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Assistenz und Fachabteilungen
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Sonderaufgaben im logistischen Umfeld

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise im Umfeld der Geschäftsführung oder des Managements
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches, souveränes und professionelles Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Flexibilität und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse sind von Vorteil

Dein Arbeitsort:

Deine Arbeitszeiten: Flexibel; in Voll- oder Teilzeit möglich (mindestens 30 Wochenstunden) Das bieten wir dir:

• Eine verantwortungsvolle Position im direkten Arbeitsumfeld der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und echter Gestaltungsspielraum in einem familiengeführten Unternehmen
• Flexible Arbeitszeiten sowie Homeoffice‑Möglichkeiten nach Absprache
• Die Option auf Teilzeit, angepasst an deine persönliche Lebenssituation
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch abwechslungsreiche Aufgaben und Nähe zum Management
• Ein modernes Arbeitsumfeld in einem zukunftsorientierten Logistikunternehmen

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