Deine Aufgabe:
* Terminplanung und Ablaufkoordination für die Geschäftsführung innerhalb und außerhalb des Unternehmens
* Organisation eines effizienten Ablaufs der täglich zu bewältigenden Aufgaben
* Koordination, Einordnung und Priorisierung der eingehenden Korrespondenz (E-Mail, Schreiben, Anrufe)
* Aufbereitung, Erstellung und Bereitstellung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen sowie Protokollführung bei GF-Genehmigungen
* Selbstständige Durchführung von Recherche- und Analysetätigkeiten sowie Aufbereitung der Ergebnisse mit Hilfe gängiger Microsoft Office Programme
* Vorbereitung von Management Meetings und Gremien-Sitzungen (z.B. Beiratsmeetings)
* Professioneller Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
* Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation
* Reisemanagement inklusive Reisekostenabrechnung
* Unterstützung der Beiratsmitglieder und der direkt der Geschäftsführung zugeordneten Teams
* Organisation interner und externer Veranstaltungen (z.B. Arbeitskreis-Tagungen)
* Jobsharing mit einer Kollegin im Geschäftsführungs-Doppelbüro
* Vernetzung in der VINCORION Assistenz-Arbeitsgruppe
Dein Profil:
* Kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation und entsprechender Berufserfahrung im Assistenzbereich, ggf. wirtschaftsnahes Studium
* Spaß an selbständigem Arbeiten und an der Kommunikation
* Sichere Kenntnisse in den Microsoft Office-Programmen
* Fließendes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
* Ausgeprägte persönliche Leistungs- und Einsatzbereitschaft sowie Belastbarkeit in einem dynamischen und fordernden Umfeld
* Flexibilität und Freude an unterschiedlichsten Aufgaben
* Hohe soziale Kompetenz, Integrität, Diskretion und Loyalität
* Ausgezeichnetes Zeitmanagement und Organisationstalent
* Hands-on Mentalität, lösungsorientiertes Vorgehen
* Ausgeprägte analytische Fähigkeiten