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#BEcomeMAXX
Du liebst es, wenn kein Tag dem anderen gleicht, und behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick?
Dann werde Teil von IronMaxx als Executive Assistant (m/w/d) und unterstütze unseren CEO dabei, geschäftliche und private Projekte auf höchstem Niveau zu steuern. Mit Deinem Organisationstalent, Deiner Diskretion und Deinem Gespür für Prioritäten bringst Du Struktur, Effizienz und Ruhe in den dynamischen Alltag eines internationalen Unternehmens. Du agierst als strategische und operative Schnittstelle, die Entscheidungen nachverfolgt, Prioritäten klärt und das Vertrauen der Geschäftsführung auf höchstem Niveau verdient – durch Vertraulichkeit auf eiskaltem Niveau, Selbstständigkeit und Empathie.
Ready to perform? Deine Aufgaben mit MAXXimalem Fokus
Strategische & operative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
* Eigenständige Organisation und Priorisierung von Terminen, Meetings und Reisen
* Vorbereitung und Begleitung internationaler Messen und Events
* Aktives Prioritätenmanagement und Follow-Up von Entscheidungen zur Sicherstellung der Umsetzung
* Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Reports
* Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern - national und international
* Souveräne Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung vertraulicher Dokumente und Verträge
* Verantwortung für Termin- und Fristenkontrolle sowie effiziente Koordination offener Themen
* Mitwirkung bei Projekten der Unternehmenskommunikation, PR und Sonderinitiativen der Geschäftsführung
Immobilienmanagement & Projektkoordination
* Operative und administrative Verwaltung des geschäftlichen und privaten Immobilienportfolios
* Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen, Renovierungen und Reparaturen in Abstimmung mit externen Dienstleistern
* Überwachung und Erstellung von Mietverträgen, Zahlungen und Nebenkostenabrechnungen
* Pflege von Objektunterlagen, Verträgen und behördlichen Dokumenten
* Kommunikation mit Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben, Mietern und Behörden
* Unterstützung bei Investitions-, Kauf- oder Verkaufsprojekten im Immobilienbereich
Alltagskoordination & Business Support
* Buchung von Flügen, Hotels und Transport sowie Vorbereitung aller relevanten Unterlagen
* Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im beruflichen wie persönlichen Umfeld
* Ganzheitliches Prioritäten- und Erwartungsmanagement im täglichen Austausch mit dem CEO
* Empathische Kommunikation und diskrete Steuerung von Abläufen im geschäftlichen wie privaten Umfeld
Dein Skillset - stark wie unser Protein
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Office Management, Immobilienwirtschaft oder Hospitality
* Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 3 Jahre) in einer vergleichbaren Position im Executive- oder Geschäftsleitungsumfeld
* Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie modernen Projektmanagement-Tools (z. B. Asana)
* Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Sprachen sind ein Plus
* Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe sowie im Projekt- oder Immobilienmanagement von Vorteil
* Diskrete, loyale und zuverlässige Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein
* Strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit einem hohen Qualitätsanspruch
* Professionelles, verbindliches Auftreten und Freude an einem vielseitigen Aufgabenbereich
* Reisebereitschaft zur gelegentlichen Vor-Ort-Betreuung (z. B. bei Events oder Immobilienprojekten)
* Führerschein Klasse B
Deine Must-Haves
* Erfahrungen in der direkten, vertrauensvollen Zusammenarbeit mit C-Level oder Vorstand
* Verständnis für Anforderungen und Erwartungen auf Top-Managementebene
* Prioritätenmanagement: Impulsgeber für klare Strukturen und Follow-Up der konsequenten Umsetzung
* Absolute Diskretion ist für dich selbstverständlich - Du bist die Vertrauensperson für sensible Themen
* Eigenverantwortliche und vorausdenkende Arbeitsweise, gleichzeitig ein feines Gespür für Menschen und Situationen
* Strukturgeber in komplexen Abläufen: Effizienz und Organisation sind deine Treiber, um stets den Überblick zu behalten
Über uns
Healthy Snacking, Supplements und Lifestyle – seit über 20 Jahre erfolgreich am Markt, mehr als 1.000 Produkte, Made in Germany, gründer- und inhabergeführt, aus Hürth bei Köln in die ganze Welt. Als eines der führenden Unternehmen in der Nahrungsergänzungsmittel-Branche bieten wir nicht nur innovative und ausgezeichnete Produkte, sondern auch eine dynamische und inspirierende Arbeitsumgebung mit vielfältigen Perspektiven. Werde auch DU Teil dieser Erfolgsgeschichte, denn „Das Ziel ist das Ziel“.
Das ist bei uns selbstverständlich:
* Bis zu 30 Urlaubstage bei Vollzeit-Tätigkeit
* Gleitzeit - falls es morgens früh mal länger dauert
* Firmenparkplätze mit Wallboxen für eine nachhaltige Zukunft
* Modernes Equipment für MAXXimale Performance
* Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
* Fachliche und persönliche Weiterentwicklung "on the job"
* Firmenevents - wir sind auf Erfolgskurs & das feiern wir auch!
Das gibt es bei uns noch on top:
* Urban Sports Club - für jeden was dabei
* Corporate Benefits - satte Rabatte auf Technik, Reisen, Gastro und Events
* Monatliches Team-Frühstück
* Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte
* IronMaxx Welcome-Package für einen erfolgreichen Start
* IronMaxx Prämie für jedes erfolgreich empfohlene Teammitglied
Für uns gilt der personal fit! Solltest du also nicht zu 100% alle Anforderungen für diese Stelle mitbringen, bewirb dich trotzdem! Vielleicht bist du genau die Person, die wir in unserem #teamIronMaxx noch brauchen!
#BEcomeMAXX
You thrive in an environment where no two days are the same and always keep a clear head, even in fast-paced situations? Then join IronMaxx as an Executive Assistant (m/f/d) and support our CEO in managing both business and private projects at the highest level. With your organizational talent, discretion, and sense of priorities, you bring structure, efficiency, and calm to the dynamic day-to-day life of an international company. You act as a strategic and operational link—tracking decisions, clarifying priorities, and earning the trust of the executive management through absolute confidentiality, independence, and empathy.
Ready to perform? Your tasks with MAXXimum focus
Strategic & Operational Support for the Executive Management
* Provide both strategic and operational support to the CEO in day-to-day business activities
* Independently organize and prioritize appointments, meetings, travel, and events
* Manage priorities proactively and follow up on decisions to ensure implementation
* Plan, prepare, and follow up on meetings; create decision papers, presentations, and reports
* Communicate professionally with internal and external stakeholders—nationally and internationally
* Prepare, handle, and manage confidential documents and contracts with the utmost discretion
* Monitor deadlines and schedules while efficiently coordinating pending topics
* Contribute to corporate communication projects, PR initiatives, and special executive projects
Real Estate Management & Project Coordination
* Support the operational and administrative management of the company’s and CEO’s private real estate portfolio
* Coordinate maintenance work, renovations, and repairs in collaboration with external service providers
* Monitor lease agreements, payments, and utility cost statements
* Maintain property records, contracts, and official documentation
* Communicate with property managers, contractors, tenants, and authorities
* Assist with investment, purchase, or sales projects in the real estate sector
Daily Coordination & Business Support
* Plan and coordinate the CEO’s private appointments, events, and travel arrangements
* Book flights, hotels, and transportation; prepare all relevant travel documentation
* Ensure smooth day-to-day operations in both the professional and personal environment
* Manage priorities and expectations in close daily communication with the CEO
* Communicate empathetically and discreetly while coordinating business and personal matters
Your skillset - as strong as our protein
* Completed commercial training or a degree in business administration, ideally with a focus on office management, real estate management, or hospitality
* Several years of professional experience (minimum 3 years) in a comparable role within an executive or management environment
* Experience in organizing complex processes as well as in project or real estate management is an advantage
* Excellent knowledge of MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and modern project management tools (e.g. Asana)
* Strong communication skills in both German and English; additional languages are a plus
* Discreet, loyal, and reliable personality with a strong sense of responsibility
* Structured and proactive way of working combined with a high level of quality awareness
* Professional, confident demeanor and enthusiasm for a diverse range of tasks
* Willingness to travel occasionally (e.g. for events or real estate projects)
* Class B driver’s license
Y our Must-Haves
* Proven experience in direct, trust-based collaboration with C-level executives or board members
* Deep understanding of the demands and expectations at top management level
* Strong priority management skills: you bring structure, ensure clear focus, and consistently follow up on implementation
* Absolute discretion is a given — you are a trusted partner for sensitive matters
* Independent and forward-thinking working style combined with strong emotional intelligence and situational awareness
* You are a structure-giver in complex processes: efficiency and organization drive you to keep an overview at all times
About us
Quality & Innovations from IronMaxx® Nutrition
Premium sports nutrition - Designed in Germany!
Producing the best sports nutrition worldwide is the goal of IronMaxx®.
The production of highly efficient sports nutrition of the best quality and the constant further development of our products led to the award of the State Prize for Excellent Food Quality by the State of North Rhine-Westphalia. However, this is no reason for us to rest on our laurels - we are constantly working with the greatest passion to offer you supplements that inspire, work and taste great! The integration of the latest study results and the evaluation of practical field research in cooperation with professional sports clubs and our customers have led to permanent innovation in the development of new sports and fitness nutrition at IronMaxx® Nutrition since the company was founded in 2004.
In addition to the basics of sports nutrition in the areas of strength/endurance, muscle building and diet, this includes effective nutritional supplements for health and prevention, intelligent new combinations of active ingredients and improved dosage forms, such as our Tricaps® .
In the area of protein products, for example, IronMaxx® has set a milestone in the evolution of the latest sports nutrition products with the development of water-based protein powders in over 31 flavors. The sweet spread with the world's highest protein content, IronMaxx® Protein Creme, also comes from us.
Designed in Germany - as a German sports nutrition manufacturer, IronMaxx® is also committed to outstanding quality and seamless quality control.
High performance - the goal is the goal.
Well-known professional clubs, such as the eight-time German ice hockey champions, the "Kölner Haie", or the traditional handball club VfL Gummersbach with its unique success story, have relied for years on the efficient sports nutrition from IronMaxx® and on our expertise in the use and mode of action of nutritional supplements.
While in many areas of life the "path is often proclaimed as the goal", our customers usually have a very clear idea of their "dream body" and its desired performance. This passion to achieve their personal goa l is something we share with all our partners and customers - be it an athletic body, achieving new personal bests, reducing body weight or achieving sporting team success.
IronMaxx® products have therefore become an integral part of the product range of many European fitness studios, wholesalers, pharmacies and body stores in recent years due to their high quality.