Executive Assistant / Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
DAS SIND SIE
°Schlüsselrolle & Organisation
Sie strukturieren den gesamten Büroalltag der Geschäftsführung, koordinieren Abläufe zuverlässig und bereiten Gespräche sowie Entscheidungsgrundlagen vorausschauend und rechtlich fundiert vor.
°Analytische Stärke & Überblick
Sie erfassen komplexe Zusammenhänge schnell, denken wirtschaftlich und handeln mit hoher administrativer Sicherheit sowie ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein.
°Priorisierung & Eigenständigkeit
Sie erkennen Wesentliches, setzen klare Prioritäten und treffen eigenständig operative Entscheidungen im Tagesgeschäft im Sinne der unternehmerischen Zielsetzung.
°Souveräne Kommunikation
Sie kommunizieren verbindlich und professionell mit Banken, Notaren, Behörden, Mietern und externen Partnern — diskret, lösungsorientiert und stets auf Augenhöhe.
°Verlässlichkeit & Integrität
Sie sind eine loyale, charakterstarke Persönlichkeit mit hoher Eigenmotivation und ausgeprägtem Verantwortungsgefühl und suchen bewusst eine langfristige Sparringsfunktion an der Seite der Geschäftsführung.
°Finanzielle Grundsicherheit
Sie behalten Kontenbewegungen im Blick und unterstützen bei bankenrelevanten sowie finanzwirtschaftlichen Fragestellungen.
IHRE AUFGABEN IM ÜBERBLICK
Assistenz der Geschäftsführung
1. Organisation und Strukturierung des Büroalltags
2. Termin- und Reiseplanung
3. Vorbereitung von Entscheidungen und Besprechungen
4. Eigenständige Priorisierung operativer Themen
5. Sicherer Umgang mit EDV und administrativen Prozessen
Immobilienverwaltung
6. Betreuung von rund 35 Immobilienobjekten
7. Ansprechpartner/in für Mieter
8. Abschluss und Verwaltung von Mietverträgen
9. Erstellung und Prüfung von Kostenabrechnungen
10. Administrative Steuerung laufender Mietverhältnisse
11. Grundverständnis baurechtlicher und planungsrechtlicher Zusammenhänge
Stiftungsunterstützung
12. Organisatorische Verwaltung einer Familienstiftung
13. Enge Zusammenarbeit mit Vorstand und Geschäftsführung
14. Diskrete Bearbeitung sensibler Themenstellungen
DAS BRINGEN SIE MIT
15. Hohe intellektuelle Kompetenz und analytisches Denkvermögen
16. Rechtliches Grundverständnis
17. Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
18. Überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft
19. Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
20. Gereifte Persönlichkeit
21. Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen
Von Vorteil, aber kein Muss
•Erfahrung im Immobilienumfeld
•Kenntnisse im Bauwesen oder baurechtlichen Kontext
•Berührungspunkte mit steuerlichen oder stiftungsbezogenen Themen
DAS ERWARTET SIE
22. Exklusives Umfeld: kleines, professionelles Team mit kurzen Entscheidungswegen
23. Langfristige Perspektive: eine echte Schlüsselrolle in einem wirtschaftlich stabilen, inhabergeführten Unternehmen
24. Verantwortung & Vertrauen: enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung auf Augenhöhe
25. Abwechslung: gelegentliche Reisen u. a. nach Berlin, Baden-Baden, München oder Frankfurt
26. Strukturierte Einarbeitung: fundierte Einführung in alle unternehmerischen, immobilienwirtschaftlichen und stiftungsrelevanten Themen
27. Attraktive Konditionen: überdurchschnittliches Gehalt, Firmenwagen (auch privat nutzbar) sowie individuelle Unterstützung im Bereich Wohnen möglich