Document Controller (m/w/d)
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Ihre Aufgaben
* Organisation eines strukturierten Systems zur Verwaltung von Projektdokumenten und Korrespondenz im internen IT-System als Bestandteil der projektinternen Dokumentationslandschaft
* Unterstützung des Projektteams bei der Anwendung des internen Dokumentenmanagementsystems
* Übertragung der Daten vom internen System in die Common Data Environment (CDE) zur Datenweitergabe an Auftragnehmer
* Beratung des Document Managers und der Work Package Owner bei der Verwendung von Metadaten hinsichtlich Gültigkeit und Genauigkeit
* Durchführung von Vollständigkeits- und Konsistenzprüfungen (QC-Check) der Metadaten eingereichter Dokumente gemäß abgestimmter Checkliste mit dem Document Manager
* Erstellung und Kommunikation formeller Beanstandungen, die im Rahmen der Dokumentenprüfung festgestellt werden
* Unterstützung des Document Managers bei der Kontrolle und Überwachung der Liefergegenstände
* Interne Kommunikation mit dem Projektteam sowie angrenzenden Projektmanagementbereichen
* Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen gemeinsam mit dem Document Manager
* Vorbereitung der Übergabedokumentation einschließlich zugehöriger Metadaten
* Administration der Kollaborationsplattform (Think Project) und administrative Unterstützung im technischen Reviewprozess auf Anfrage
* Abgleich und Verwaltung von Korrespondenz innerhalb von ThinkProject!
* Administration von Think Project (z. B. Benutzerkonten anfordern, Problembehebung über Ticketsystem, Schulung neuer Nutzer, Pflege von Verteilrechten und Benutzerrollen)
* Erstellung von Berichten und wöchentlichen Dashboards (KPI-Reporting, Projektfortschritt etc.)
Ihr Profil
* Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Dokumentenmanagement oder -controlling mit anerkannter Fachausbildung
* Berufserfahrung als Dokumentencontroller erforderlich
* Kontinuierlicher Unterstützung der dokumentationsverantwortlichen Personen und erfordert eine enge und verlässliche Kommunikation
* Kenntnisse in der Dokumentenprüfung unter Anwendung entsprechender IT-Tools
* Gute Kenntnisse in einem oder mehreren Dokumentenmanagementsystemen Erfahrung mit SharePoint und ThinkProject! ist ein Vorteil
* Fachexperte für Metadaten (insbesondere gemäß IEC 61355, IEC 61355-Datenbank und IEC 82045)
* Erfahrung in der Verwaltung Dokumentationsprozesse sowie die zugehörigen IT-Tools
* Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
Berufliche Karrieren verlaufen nicht immer perfekt oder geradlinig. Deshalb bewerben Sie sich jetzt, auch wenn Sie nicht alle genannten Anforderungen erfüllen!
Das bieten wir Ihnen
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* Durchgehende persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner
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