Ihre Aufgaben:
1. Assistenz als Schnittstelle zwischen Fachbereichsleitung, Teamleitungen sowie Projektteams
2. Unterstützung der Projektleitung bei kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben während der Projektabwicklung
3. Datenpflege und Dokumentation von Bauanträgen, Brandschutzkonzepten sowie der Raumdatenbank
4. Erstellung und Aktualisierung von Terminübersichten
5. Mitwirkung beim Mängel- und Nachtragsmanagement sowie Rechnungsprüfung
6. Prüfung von Budgetinformationen SAP-FL
7. Sichtung, Bewertung und Digitalisierung von Bauunterlagen
8. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollerstellung
9. Mitwirkung bei Bestellungen, Verwaltung und Rechnungsprüfung von Materialien
10. Organisation von Schulungen und Dienstreisen
11. Verwaltung von Zugangscodes und Softwarelizenzen
12. Sicherstellung einer effizienten internen und externen Kommunikation
13. Organisation und Überwachung des Ablagesystems und der Archivierung
Ihr Profil:
14. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement, oder eine vergleichbare Ausbildung
15. Erste Erfahrung als Projektassistenz, idealerweise im Bereich Bau
16. Sicherer Umgang mit Zahlen sowie fundierte MS-Office-Kenntnisse
17. Bereitschaft zur Einarbeitung in Dokumentations- und Ausschreibungssysteme, wie z. B. iTWO
18. Sehr sorgfältige, strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit
19. Organisationsgeschick und ausgeprägte Kommunikationsstärke
Unser Angebot:
Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:
CAMPUS-ERLEBNIS: Unser Forschungscampus im Grünen schafft ideale Bedingungen für kollegialen Austausch und sportlichen Ausgleich direkt vor Ort. In unserer Kantine erwartet Sie ein vielfältiges Angebot – Ihre Mittagspause können Sie entspannt mit Seeblick genießen
WISSEN & WEITERBILDUNG: Ihre Weiterentwicklung ist uns wichtig – wir fördern Sie gezielt und individuell
WORK-LIFE-BALANCE: Optimale Bedingungen für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienfreundliche Unternehmenspolitik. Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten ist grundsätzlich nach Abstimmung und im Einklang mit den anstehenden Aufgaben und (Vorort-)Terminen gegeben
URLAUB: Sie erhalten bei uns 30 Tage Urlaub plus freie Brückentage (z. B. zwischen Weihnachten & Neujahr)
FAIRE VERGÜTUNG: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe 6 TVöD-Bund. Alle Informationen zum Tarifvertrag des TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI:. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort auf Seite 69 des PDF-Downloads
Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr:
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z. B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.
Über die folgenden Links erhalten Sie weitere Informationen zu Vielfalt und Chancengerechtigkeit: sowie zur gezielten Förderung von Frauen: