Ihr Arbeitsbereich:
Die Stelle ist im Dekanat der Juristischen Fakultät angesiedelt, einer vergleichsweise kleinen Fakultät mit 17 Strukturprofessuren. Die Team-Assistenz unterstützt den Dekan und den/die Fakultätsgeschäftsführer/-in 1 bei der Bewältigung des laufenden Tagesgeschäfts. Er/Sie verfügt über ein breitgefächertes Aufgabenspektrum an typischen Sekretariatsaufgaben und arbeitet eng mit den zentralen Dezernaten für Haushalts- und Personalangelegenheiten zusammen.
Ihr Aufgabengebiet umfasst:
* eigenständiges Führen der Sekretariatsgeschäfte (u. a. Terminplanung, Telefondienst, Korrespondenz, Postbearbeitung, Wiedervorlage, Aktenablage, Scan- und Kopierarbeiten)
* Vorbereitung von Personalangelegenheiten (Einstellungs- und Verlängerungsanträge, Verwaltung von Urlaubsscheinen und Vertragslaufzeiten)
* Beschaffung und Inventarisierung (Bedarfsermittlung, Vorbereiten von Beschaffungsanträgen und Zahlungsverfügungen, Kontrolle der Mittelabflüsse)
* Raum- und Schlüsselverwaltung sowie Vergabe von Besprechungsräumen
* Planung und Vorbereitung von Dienstreisen einschließlich Abrechnung
* Mitwirkung bei der Organisation von Gremiensitzungen, Tagungen und Veranstaltungen
* administrative Unterstützung anderer Fakultätsbereiche bei dringendem Bedarf (ggf. Springerfunktion)
Sie bringen Folgendes mit:
* abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungs- oder Büroberuf oder vergleichbarer Abschluss
* Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit
* Belastbarkeit bei typischen Arbeitsspitzen im Semesterverlauf
* Fähigkeit zu konzentrierter, gründlicher und selbstständiger Arbeit sowie zur Aufgabenpriorisierung; Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
* freundliches und sicheres Auftreten im Publikumsverkehr und am Telefon
* sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit den Mitteln moderner Bürokommunikation (MS Office, insb. Word und Excel, TYPO3) und mit elektronischen Medien
* sehr gute mündliche und schriftliche Kompetenzen, sichere Orthographie
* haushaltsrechtliche Grundkenntnisse wünschenswert
Bewerbungen sind nebst entsprechender Qualifikationsnachweise bis zum 12.08.2025 unter Angabe der Kenn-Nr. 59/2025 über das Online-Karriere-Portal der Universität Potsdam einzureichen. Bitte stellen Sie hier Ihre Bewerbungsunterlagen in einer zusammengefassten PDF-Datei bereit:
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Gern können Sie sich bei Fragen zum Bewerbungsprozess oder bei technischen Problemen per E-Mail an bewerbung@uni-potsdam.de wenden.
1 Diese Bezeichnung gilt für alle Geschlechterformen (w/m/d).
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