Bildnachweis: DLR Alle Rechte vorbehalten Projekt- und Abteilungsassistenz (w/m/d) Kennziffer: 2209 Arbeitsort: Ulm Eintrittsdatum: 01.09.2025 Karrierestufe: Berufserfahrene Beschäftigungsgrad: Teilzeit, Vollzeit Dauer der Beschäftigung: 2 Jahre Vergütung: Die Vergütung erfolgt gemäß der jeweils geltenden Tarifverträge des öffentlichen Dienstes (Bund). 000 Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Zusätzlich treiben wir den Transfer in Luftfahrt, Digitalisierung, Energie, Sicherheit und Verkehr voran. Damit unsere wissenschaftlichen Mitarbeitenden ihren Fokus vollumfänglich der Arbeit an ihren Projekten widmen können, unterstützt die Abteilung ICA (Infrastruktur, Controlling und Akquisition) sie in jeglichen Belangen nicht-wissenschaftlicher Art. Durch das Wachstum des Instituts, die steigende Anzahl an Projekten und das damit einhergehende Aufkommen administrativer Vorgänge benötigen wir Dich als Projekt- und Abteilungsassistenz. Deine Aufgaben Du unterstützt die Instituts- und Abteilungsleitungen in allen verwaltungstechnischen Belangen Du organisierst nationale und internationale Konferenzen, Workshops und sonstige Präsentationen des Instituts unter Berücksichtigung personeller und finanzieller Ressourcen Du organisierst Dienstreisen ins In- und Ausland, prüfst die Reiseunterlagen und übernimmst die Abrechnung Du begleitest Projektaufgaben im Rahmen des Managementsystems Du erstellst und führst relevante Dokumentationen in nationalen und internationalen Projekten, behältst Fristen im Blick und initiierst ggf. Korrekturprozesse Du bereitest Projekt- und Arbeitssitzungen vor, führst Protokoll und erstellst terminierte To-Do-Listen in deutscher und englischer Sprache Das bringst du mit abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung (z. B. der Fachrichtung Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung langjährige Erfahrung in Verfahrensabläufen und Zuständigkeiten innerhalb großer Organisationen und in der Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Instituten und Einrichtungen in großen Forschungsorganisationen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sehr gute DV-Anwenderkenntnisse (Office-Produkte, SAP etc.) mehrjährige Erfahrung im Führen von Korrespondenz und im (digitalen) Dokumentenmanagement idealerweise haben Sie bereits Kenntnisse der administrativen Prozesse des DLR Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis Entgeltgruppe 09a TVöD. Das bieten wir dir Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen dir unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung. Fragen zu dieser Position (Kennziffer 2209) beantwortet dir gerne: Wolfgang FrankeTel.: +49 731 400198-226 Jetzt online bewerben