Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und vorausschauende Assistenz der Geschäftsführung, die den direkten Kontakt zur Geschäftsführung schätzt und administrative wie organisatorische Themen souverän steuert.
Deine Aufgaben
* Direkter Kontakt mit der Geschäftsführung sowie umfassende Entlastung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben
* Terminmanagement, Organisation und Koordination von Besprechungen inkl. Vor- und Nachbereitung, Protokollführung sowie konsequente Nachverfolgung von Aufgaben und Ergebnissen
* Aktive Pflege der Korrespondenz der Geschäftsführung, inklusive eigenständiger Betreuung der Mailaccounts
* Vorbereitung und Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
* Bestandskundenpflege sowie Unterstützung im Einladungs- und Kommunikationsmanagement
* Federführende und gewissenhafte Pflege unserer Kontaktdatenbank (CRM / HubSpot) inkl. Event‑ und Einladungsmanagement
* Organisation von Reisen und Reiserouten zur Sicherstellung einer effizienten und reibungslosen Reiselogistik
* Vorbereitende Buchhaltung sowie Kommunikation mit dem Steuerberater
* Enge Schnittstellenarbeit mit internen Teams und externen Ansprechpartner:innen
Das bringst du mit
* Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigenständigkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
* Strukturierte, gewissenhafte und lösungsorientierte Arbeitsweise
* Souveränes, professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsstärke
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint; Erfahrung mit CRM‑Systemen (idealerweise HubSpot) von Vorteil
* Freude an einem dynamischen, kreativen Umfeld und an enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Das bieten wir dir
* Eine verantwortungsvolle Position mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
* Ein internationales, kreatives und kollegiales Arbeitsumfeld
* Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
* Faire und leistungsgerechte Vergütung
* Raum für Eigeninitiative, Mitgestaltung und persönliche Weiterentwicklung
* Work-Life-Balance: Überstundenausgleich und flexible Arbeitszeiten sind bei uns selbstverständlich
* Gesunde Verpflegung: Unsere Mitarbeiter genießen täglich frisches Obst, Gemüse und eine Auswahl an Getränken – und für den besten Kaffee am Checkpoint Charlie ist ebenfalls gesorgt.
* Attraktive Zusatzleistungen: Zuschüsse zu deinem BVG -Ticket oder einer Urban Sports Mitgliedschaft sowie regelmäßige Teamevents.
Deine Bewerbung
Wenn du Teil eines kreativen und kollegialen Teams werden möchtest, das dir sowohl beruflich als auch persönlich Raum zur Entfaltung bietet, dann bist du bei uns genau richtig.
Wir freuen uns auf deine aussagekräftige Bewerbung!
Deine Ansprechperson
Susanne Welk