Berlin International School invites applications for the position of Secondary Assistant (m/f/d) to join our Campus Dahlem Administrative Team. This full-time role (40 hrs/week) supports the Secondary Principal, staff, students, and families, contributing to the smooth daily operations and administrative efficiency of the Secondary School.
Die Berlin International School sucht Bewerber für die Position eines Assistenten für die Sekundarstufe (m/w/d) für unser Verwaltungsteam am Campus Dahlem. Diese Vollzeitstelle (40 Stunden/Woche) unterstützt den Schulleiter der Sekundarstufe, die Mitarbeiter, Schüler und Familien und trägt zum reibungslosen Tagesgeschäft und zur administrativen Effizienz der Sekundarstufe bei.
Key Responsibilities:
✓ Provide comprehensive clerical and organisational support to the Secondary Principal and teaching staff
✓ Maintain and manage student records in accordance with Berlin school authority requirements
✓ Monitor attendance and support communication with families through iSAMS and other school systems
✓ Assist with recruitment processes and onboarding documentation
✓ Coordinate calendars, meetings, and school events, including parent evenings and student celebrations
✓ Liaise with internal teams (ICT, catering, technical, and admin) to ensure effective daily operations
✓ Support Admissions with student transitions, documentation, and record management
✓ Contribute to whole-school activities and provide occasional cover for other admin team members
Hauptaufgaben
✓ Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung des Schulleiters der Sekundarstufe und des Lehrpersonals
✓ Pflege und Verwaltung von Schülerdaten gemäß den Anforderungen der Berliner Schulbehörde
✓ Überwachen Sie die Anwesenheit und unterstützen Sie die Kommunikation mit den Familien über iSAMS und andere Schulsysteme
✓ Unterstützung bei Einstellungsprozessen und Onboarding-Dokumentation
✓ Koordinieren Sie Kalender, Besprechungen und Schulveranstaltungen, einschließlich Elternabende und Schülerfeiern
✓ Zusammenarbeit mit internen Teams (IT, Catering, Technik und Verwaltung), um einen reibungslosen täglichen Betrieb zu gewährleisten
✓ Unterstützung der Zulassungsstelle bei der Übertragung von Studierenden, der Dokumentation und der Verwaltung von Unterlagen
✓ Beitrag zu schulweiten Aktivitäten und gelegentliche Vertretung für andere Mitglieder des Verwaltungsteams
Qualifications & Experience
* ✓ Strong administrative and organisational skills with attention to detail
* ✓ Excellent communication skills in English and German
* ✓ Confident use of ICT and school management systems (experience with iSAMS an advantage)
* ✓ Proven ability to manage multiple tasks in a busy school environment
* ✓ A friendly, proactive, and service-oriented attitude
Qualifikationen und Erfahrung
* ✓ Ausgeprägte administrative und organisatorische Fähigkeiten mit Liebe zum Detail
* ✓ Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch
* ✓ Sicherer Umgang mit IT und Schulverwaltungssystemen (Erfahrung mit iSAMS von Vorteil)
* ✓ Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aufgaben in einem geschäftigen schulischen Umfeld zu bewältigen
* ✓ Eine freundliche, proaktive und serviceorientierte Einstellung
If you are a dedicated, team-oriented professional who enjoys working in a vibrant international school community, we look forward to receiving your application.
Wenn Sie engagiert und teamorientiert sind, gerne in einer lebendigen internationalen Schulgemeinschaft arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.