Ihre Aufgaben:
* Sekretariatsorganisation und Assistenz – Du unterstützt das Tribe Management im Tagesgeschäft, führst Wiedervorlagen, koordinierst selbstständig Termine mit internen und externen Teilnehmern und bereitest wichtige Entscheidungen vor
* Meeting- und Veranstaltungsmanagement – Du planst, organisierst und rechnest Meetings und Team-Events professionell ab – von der Einladung bis zur Nachbereitung
* Reisemanagement und Zeitwirtschaft – Du koordinierst Dienstreisen gemäß Reiserichtlinie, übernimmst die Abrechnung und fungierst als Zeitwirtschaftsbeauftragte
* Beschaffung und Rechnungswesen – Du bestellst Büro- und Gebrauchsmaterial und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen
* Zentrale Ansprechperson und Sonderaufgaben – Du bist die erste Anlaufstelle für alle organisatorischen Themen, treibst selbstständig Themen voran und priorisierst eigenständig im Rahmen des selbstorganisierten Arbeitens
* Vertragsmanagement – Du übernimmst die Verwaltung und Pflege von Verträgen und behältst Fristen und Verlängerungen im Blick
* Stakeholder-Koordination und Innovation – Du bist zentrale Schnittstelle zu Tribe Circle, Vorstandssekretariat, Chapter Leads und weiteren agilen Rollen, nutzt KI-Tools wie AllianzGPT zur Effizienzsteigerung und bringst kontinuierlich Ideen zur Prozessoptimierung ein
Ihre Qualifikationen:
* Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Sekretariat
* Sehr eigenverantwortliche, ergebnisorientierte und strukturierte Arbeitsweise mit Überblick auch in komplexen Situationen
* Professioneller Umgang mit allen Office-Anwendungen (PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Teams)
* Tool-Kenntnisse: Jira und Confluence
* Agile Vorerfahrung oder starkes Interesse an agilen Arbeitsweisen
* KI-Affinität und Experimentierfreude mit neuen Technologien
Ihre Vorteile:
* Internationales Unternehmen