Die Universität Ulm mit ca. 10.000 Studierenden bietet abwechslungsreiche berufliche Aufgaben in einem hochinnovativen Forschungs-, Lehr- und Arbeitsumfeld sowie vielfältige Möglichkeiten, Beruf und Familie zu vereinbaren.
Für das Institut für Business Analytics suchen wir eine/n
Bitte lesen Sie die Informationen in dieser Stellenausschreibung sorgfältig durch, um genau zu verstehen, was von potenziellen Bewerbern erwartet wird.
Institutssekretär/in (m/w/d)
> Umfang: Teilzeit 75%
> Befristung: unbefristet
> Vergütung: TV-L EG 6
> Beginn: ab 01.01.2026
1. Verwaltungsmäßige Führung der laufenden Institutsgeschäfte (Büroorganisation, Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Pflege der Webseite, Betreuung des Besuchsverkehrs, Dienstreisen, Unterstützung von wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen und Gastwissenschaftler/innen)
2. Verwaltungsaufgaben im Rechnungswesen (Bestellungen, Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung, Überwachung der Haushaltskonten, Finanzberichte, administrative Unterstützung der Projektverwaltung)
3. Verwaltungsaufgaben im Personalwesen (Vorbereitung von Ausschreibungen, Einstellungen und Weiterbeschäftigungen, Führen der Urlaubskartei)
4. Verwaltungsaufgaben im Bereich Studium (admin. Organisation von Lehrveranstaltungen, Prüfungsverwaltung)
5. Korrespondenz in Deutsch und Englisch
6. Organisation von Tagungen und Veranstaltungen
7. Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement (oder vergleichbare Ausbildung)
8. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
9. Detaillierte Kenntnisse in der Anwendung von Microsoft-Office-Programmen
10. Selbstständige Arbeitsweise
11. Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, sicheres und freundliches Auftreten
12. Freude an kreativer Arbeit in einem dynamischen Team
* Kollegiales und humorvolles Arbeitsumfeld
* Flache Hierarchien
* Offenheit für kritisches Denken und Feedback
* Raum für Selbstbestimmung
* Fokus auf sinnstiftende Arbeit
Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.
Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.