Beschreibung der Stelle
Berufsfeld
Z - ADMINISTRATION - Z1 - Verwaltungsassistent
Stellentitel
Teamassistenz (m/w/d)
Vertragsart
Festanstellung
Aufgabenbeschreibung
Als Teamassistenz (m/w/d) in der Business Unit Instrumentation & Controls übernehmen Sie folgende Aufgaben:
1. klassische Assistenzaufgaben wie die Postbearbeitung und -weiterleitung sowie die Organisation der Ablage
2. Bestellung und Verwaltung des Büromaterials
3. Unterstützung bei der Planung und Organisation von internen Veranstaltungen
4. Organisation und Koordination der Termine für die Abteilungsleitung und das Team (stellv. Tätigkeiten für die Führungskräfte)
5. Planung von Dienstreisen und deren Buchung und Abrechnung
6. Erstellung von Präsentationsunterlagen und Diagrammen (nach Vorgabe) sowie Anwesenheits- und Projektlisten
7. zuständig für administrative Meldungen/Reportings (IT Landschaft/Tools, Follow-up von Unterweisungen und Umfragen, Anmeldung von Überstunden)
8. Stundenerfassung und Controlling der zugeordneten Mitarbeiter in SAP
9. Koordination neuer Mitarbeiter sowie Empfang und Betreuung von Besuchern
10. Koordinieren von Sonderaufgaben (wie z. B. Umzug) inkl. Pflege der damit zusammenhängenden Tools
11. Kommunikation in einem internationalen Kontext
Wir bieten Ihnen:
12. langfristige Perspektive in einem international agierenden Unternehmen
13. 35h-Woche mit flexiblen Arbeitszeiten und mobilem Arbeiten
14. attraktive und moderne Arbeitsumgebung, die Raum für individuelle Entfaltung gibt
15. 50% Kostenübernahme Ihres Deutschlandtickets
16. Fokus auf Effizienz und Nachhaltigkeit
17. zahlreiche Sportangebote und Gesundheitsaktionen im Unternehmen
18. Company Bike
19. „Workation“/mobiles Arbeiten im Ausland
Anforderungen
20. abgeschlossene Berufsausbildung (z. B. als Bürokaufmann/-kauffrau, Fremdsprachenkorrespondent/-korrespondentin o. ä. kaufmännische Ausbildung)
21. mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Projekte
22. sehr gute MS-Office Anwenderkenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, TEAMS, Outlook)
23. strukturierte Arbeitsweise, Überblick und ausgeprägte Organisationsfähigkeiten
24. hohes Verantwortungsbewusstsein
25. Kommunikationstalent, Empathie und Teamfähigkeit
26. sicheres Auftreten
27. hohes Maß an Diskretion
Regelmäßige Arbeitszeit
Vollzeit
Qualifikation
Höchster Bildungsabschluss
Berufsausbildung
Berufserfahrung
Mehrjährige Berufserfahrung